App para reservar clases de CrossFit en tu box

Los ocho trabajos de una app de reservas

En un box con clases reservadas, los socios repiten los mismos gestos cada semana. Cuando uno falla, el mensaje vuelve al móvil del dueño. La tabla muestra lo que cada trabajo tiene que hacer bien, y la señal de que se hace mal.

Ninguno de estos trabajos tiene que ver con entrenar. Registrar marcas, los rankings y el WOD del día están bien. Reservar es lo que un socio abre cuatro veces por semana. Ahí es donde la app gana o pierde su confianza.

Las reglas que fijar antes de abrir las reservas

Una app de reservas aplica reglas. Si nadie las fija, aplica las suyas por defecto, y esas no conocen tu box. Son seis decisiones, y cada una se nota en la primera semana.

Una regla para el box, con excepciones por tipo de clase

La clase de las 07:00 y el open box del sábado no necesitan el mismo plazo. Una buena app te deja escribir la regla una vez para todo el box. Después añades excepciones por tipo de clase y por plan. Si cada clase se configura a mano, al tercer mes nadie sabe qué regla vale dónde.

Socios que aún están en el on-ramp

Muchos boxes tienen un on-ramp o un curso de fundamentos antes de las clases normales. Decide si quien está en él puede reservar clases normales, y déjalo por escrito. Si la app no puede aplicarlo, alguien tiene que comprobarlo en la puerta, todos los días.

Para fijar el aforo con cuentas y no a ojo, hay un artículo entero sobre eso. Cuántas plazas debe tener una clase

Lista de espera: ¿reserva automática u ofrecer la plaza antes?

Hay tres maneras de que una lista de espera entregue una plaza que se libera. Cada una cambia llenar rápido la clase por reservar a alguien que quizá ya no la quiere.

En un box donde se llenan las clases del mediodía y de la tarde, la reserva automática es la que más plazas llena. Funciona cuando la cola es corta y salir de ella no cuesta nada. Así, quien ya sabe que no puede venir sale antes de que la plaza le llegue.

Las reglas de la lista de espera y el plazo de cancelación, juntos y con ejemplos, están en esta guía.

¿App nativa o app web?

Una app nativa se instala desde App Store o Google Play. Una app web se abre en el navegador y se instala en la pantalla de inicio, con su propio icono. Para reservar clases, las dos cumplen. Lo que cambia es todo lo demás.

La pregunta útil no es cuál es mejor. Es si tus socios consiguen reservar a la primera, sin ayuda. Pide a tres socios de edades distintas que la instalen y reserven una clase solos. Lo que falle en esa prueba fallará con todos.

Pagos, descargos y check-in en la misma app

Una app que solo reserva deja tres trabajos fuera. Cada trabajo fuera es un sitio donde tus registros se parten en dos.

• Pago. Si la cuota se paga en otro sitio, la app deja reservar a socios que aún deben. O alguien del box los bloquea a mano.
• Descargo. Si está en papel, nadie en la puerta sabe si la persona nueva lo firmó. En la app, la reserva puede pedir la firma antes.
• Check-in. Si la asistencia no se registra, no ves quién ha dejado de venir. Y quien deja de venir es quien se da de baja después.

Comprueba qué métodos de pago acepta la app en tu país. La tarjeta cubre a la mayoría. La domiciliación encaja con una cuota que se repite cada mes, y algunos socios la prefieren a una tarjeta guardada.

Drop-ins, visitantes y socios de dos boxes

En CrossFit siempre hay alguien de fuera: gente de viaje, gente que prueba su primera clase, socios de otro box. La app tiene que saber qué hacer con ellos.

• Drop-in. Alguien sin plan paga una clase suelta y la reserva, sin pasar por recepción.
• Clase de prueba. Quien viene por primera vez entra con nombre y contacto, y el box lo guarda para después.
• Dos boxes. Una sola cuenta sirve en los dos, y cada box solo ve lo que es suyo.

La prueba de 30 minutos para elegir una app de reservas

Una demo enseña el camino en el que todo sale bien. Estas diez pruebas enseñan el resto. Hazlas con dos móviles y una clase de prueba con dos plazas.

1. 1.Reserva la última plaza en los dos móviles en el mismo momento. Solo uno puede conseguirla.
2. 2.Con la clase llena, pulsa reservar. Deberías entrar en la lista de espera, con tu posición.
3. 3.Cancela en el primer móvil. El segundo debería recibir la plaza y un aviso.
4. 4.Cancela fuera de plazo. El aviso debería salir antes del último toque, no después.
5. 5.Intenta reservar con un bono de clases agotado. La app debería decir por qué, no solo «error».
6. 6.Intenta reservar sin firmar el descargo. Debería llevarte a la firma.
7. 7.Reserva más clases que el límite. La app debería negarse y decir cuál es el límite.
8. 8.Sube el aforo de la clase llena. La cola debería avanzar sola.
9. 9.Cancela la clase desde el lado del box. Los socios reservados deberían recibir un aviso y conservar su clase.
10. 10.Apaga internet y abre la app. Debería decir que no hay conexión, no enseñar plazas antiguas.

La primera prueba es la que más importa. Dos toques en el mismo segundo son un martes cualquiera en la clase de las 18:30.

Que los socios reserven en la primera semana

1. 1.Escribe las reglas de la sección de arriba antes de invitar a nadie.
2. 2.Prueba con tres socios durante una semana, en clases reales.
3. 3.Escribe a todos un lunes, con el enlace y el plazo de cancelación.
4. 4.La primera semana, a quien llegue sin reserva se le apunta en recepción. Ahí recibe el enlace.
5. 5.A las dos semanas, deja de aceptar reservas por mensaje. Avisa con una semana de antelación.

Los errores que devuelven los mensajes

• Abrir las reservas sin reglas escritas. La primera discusión por una cancelación fija la regla, y la fija mal.
• Aceptar reservas por mensaje «solo por esta vez». La app deja de ser el único sitio donde el aforo es real.
• Una lista de espera sin límite. El décimo espera una plaza que casi nunca se abre.
• Cambiar el plazo sin avisar. Una regla solo se sostiene si el socio la conocía cuando reservó.
• Dejar el descargo y los pagos para más adelante. Se quedan fuera de la app para siempre.

Cómo funciona en Rummo

Rummo es un software de gestión para centros de entrenamiento con clases reservadas, con una app para los socios. Reservar es un toque en la fila de la clase. Cuando quedan tres plazas o menos, el número se destaca.

La lista de espera usa el modelo de reserva automática. Cuando alguien cancela, la plaza pasa al primero de la cola que aún puede ocuparla. Recibe un email y un aviso en la app. A quien tiene el bono agotado se le salta, y conserva su posición.

Antes de cancelar, la página de la clase muestra el plazo del box. Fuera de plazo, la confirmación avisa de que la clase cuenta como usada. Salir de la lista de espera no cuesta nada.

Los socios pagan con tarjeta o domiciliación SEPA, directamente en la cuenta del box. El descargo se firma en el móvil, y el check-in es un código QR en la puerta.

Dos límites que conviene saber. La app de los socios está en portugués de Portugal; la web está en español, inglés y portugués. Y es una app web: no está en App Store ni en Google Play, y no hay notificaciones del móvil. Los avisos llegan por email y dentro de la app.

Lo que incluye cada plan, con precios, está en una sola página. Ver precios