Aplicação para reservar aulas de CrossFit: o guia

Os oito trabalhos de uma aplicação de reservas

Numa box com aulas marcadas, o atleta repete as mesmas ações todas as semanas. Se uma delas falhar, a mensagem volta para o WhatsApp do dono. A tabela mostra o que cada uma tem de fazer bem, e o sinal de que está mal resolvida.

Nenhum destes trabalhos é sobre treino. Registo de resultados, rankings e o WOD do dia são bons de ter. A reserva é o que a pessoa abre quatro vezes por semana. É aí que a aplicação ganha ou perde a confiança dela.

As regras a decidir antes de abrir as reservas

Uma aplicação de reservas aplica regras. Se ninguém as decidir, aplica as que vêm por omissão, e essas não conhecem a tua box. São seis decisões, e cada uma tem um efeito que se vê na primeira semana.

Uma regra para o espaço, e exceções por tipo de aula

A aula das 07:00 e a open box de sábado não pedem o mesmo prazo. Uma boa aplicação deixa escrever a regra uma vez para o espaço todo. Depois, exceções por tipo de aula e por plano. Se cada aula tiver de ser configurada à mão, ao terceiro mês já ninguém sabe que regra vale onde.

Quem ainda está na adaptação

Muitas boxes fazem uma fase de adaptação antes das aulas normais. Decide se quem está nessa fase pode reservar as aulas normais, e escreve-o. Se a aplicação não o consegue impedir, alguém tem de o verificar à porta, todos os dias.

Para escolher a lotação com contas e não a olho, há um artigo só sobre isso. Quantos lugares deve ter uma aula

Lista de espera: entra sozinho ou é avisado primeiro?

Há três formas de uma lista de espera dar o lugar que abre. Cada uma escolhe entre encher a aula depressa e não meter ninguém numa aula sem querer.

Numa box com aulas cheias ao almoço e ao fim do dia, o primeiro modelo enche mais lugares. Funciona se a fila for curta e se sair dela não custar nada. Assim, quem já sabe que não vai sai antes de lhe calhar o lugar.

As regras da lista de espera e do prazo de cancelamento, juntas e com exemplos, estão neste guia.

Aplicação nativa ou aplicação web?

Uma aplicação nativa instala-se pela App Store ou pelo Google Play. Uma aplicação web abre no navegador e instala-se no ecrã principal, com ícone próprio. Para reservar aulas, as duas fazem o trabalho. O que muda é o resto.

A pergunta útil não é qual das duas é melhor. É se os teus membros conseguem reservar à primeira, sem ajuda. Pede a três pessoas da box, de idades diferentes, que instalem e reservem uma aula sozinhas. O que correr mal nesse teste vai correr mal com toda a gente.

Pagamentos, termo e check-in na mesma aplicação

Uma aplicação que só reserva deixa três trabalhos fora dela. E cada trabalho fora é um sítio onde a informação se separa.

• Pagamento. Se a mensalidade se paga noutro lado, a aplicação deixa reservar quem não pagou. Ou alguém da box bloqueia essas pessoas à mão.
• Termo de responsabilidade. Se é em papel, ninguém sabe à porta se a pessoa nova assinou. Na aplicação, a reserva pode pedir a assinatura antes.
• Check-in. Se a presença não fica registada, não se sabe quem deixou de vir. E quem deixa de vir é quem cancela a seguir.

Em Portugal, conta também que meios de pagamento a aplicação aceita. O cartão serve quase toda a gente. MB Way e referência Multibanco servem quem não quer deixar o cartão guardado. O débito direto SEPA serve as mensalidades que se repetem.

Sobre o que um termo de responsabilidade cobre, e o que não cobre, há um artigo próprio. O termo de responsabilidade num espaço de treino

Visitantes, aulas avulsas e quem treina em duas boxes

No CrossFit há sempre alguém de fora: quem está de férias, quem vem experimentar, quem visita outra box. A aplicação tem de saber o que fazer com essa pessoa.

• Aula avulsa. Quem não tem plano paga uma aula e reserva-a, sem passar pela receção.
• Aula experimental. Quem vem pela primeira vez entra com nome e contacto, e a box fica com ele para depois.
• Duas boxes. Uma conta serve os dois espaços, e cada box só vê o que é dela.

O teste de 30 minutos para escolher uma aplicação

Uma demonstração mostra o caminho em que tudo corre bem. Estes dez testes mostram o resto. Faz-os com dois telemóveis e uma aula de teste com dois lugares.

1. 1.Reserva o último lugar nos dois telemóveis ao mesmo tempo. Só um pode ficar com ele.
2. 2.Com a aula cheia, toca em reservar. Tens de ficar na lista de espera, com o teu número.
3. 3.Cancela no primeiro telemóvel. O segundo tem de ficar com o lugar e ser avisado.
4. 4.Cancela depois do prazo. O aviso tem de aparecer antes do último toque, e não depois.
5. 5.Tenta reservar com um pack sem aulas. A aplicação tem de dizer porquê, e não só «erro».
6. 6.Tenta reservar sem ter assinado o termo. Tem de te levar à assinatura.
7. 7.Reserva mais aulas do que o limite. A aplicação tem de recusar e dizer qual é o limite.
8. 8.Sobe a lotação da aula cheia. A fila tem de andar sozinha.
9. 9.Cancela a aula do lado da box. Quem tinha reserva tem de ser avisado, sem perder a aula.
10. 10.Desliga a internet e abre a aplicação. Tem de dizer que está sem ligação, e não mostrar lugares antigos.

O primeiro teste é o que mais importa. Dois toques no mesmo segundo são uma terça-feira normal numa aula das 18:30.

Como pôr os membros a reservar na primeira semana

1. 1.Escreve as regras da secção acima antes de convidar alguém.
2. 2.Testa com três membros durante uma semana, em aulas reais.
3. 3.Envia a mensagem a toda a gente numa segunda-feira, com a ligação e o prazo de cancelamento.
4. 4.Na primeira semana, quem chegar sem reserva é inscrito pela receção e recebe a ligação ali.
5. 5.Ao fim de duas semanas, deixa de aceitar reservas por mensagem. Avisa com uma semana de antecedência.

Os erros que fazem as mensagens voltar

• Abrir as reservas sem regras escritas. A primeira discussão sobre um cancelamento decide a regra, e decide-a mal.
• Aceitar reservas por mensagem «só desta vez». A aplicação deixa de ser a fonte da verdade para a lotação.
• Uma lista de espera sem limite. Quem está em décimo lugar espera um lugar que quase nunca abre.
• Mudar o prazo de cancelamento sem avisar. A regra só vale se a pessoa a conhecia quando reservou.
• Deixar o termo e o pagamento para depois. Ficam para sempre fora da aplicação.

Como isto funciona na Rummo

A Rummo é software de gestão para espaços de treino com aulas marcadas, e tem uma aplicação para os membros. Reserva-se com um toque na linha da aula. Quando restam três lugares ou menos, o número fica destacado.

A lista de espera segue o primeiro modelo da tabela. Quando alguém cancela, o lugar passa para o primeiro da fila que ainda o pode usar. Essa pessoa recebe um email e um aviso na aplicação. Quem tem o pack esgotado é saltado e mantém o lugar na fila.

Antes de cancelar, a página da aula mostra o prazo da box. Depois do prazo, a confirmação avisa que a aula conta como usada. Sair da lista de espera não custa nada.

Paga-se por cartão, MB Way, referência Multibanco ou débito direto SEPA. O dinheiro vai direto para a conta da box. O termo assina-se no telemóvel e o check-in faz-se com um código QR à porta. A faturação portuguesa está para breve: por agora, a fatura sai de onde a box já a emite.

A aplicação é web: abre no navegador e instala-se no ecrã principal. Não há aplicação na App Store nem no Google Play, e não há notificações do telemóvel. Os avisos chegam por email e dentro da aplicação.

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