Cómo reducir las ausencias en clases de grupo

Mídelo antes de arreglarlo

La tasa de ausencias son las plazas reservadas a las que nadie fue, divididas por las plazas reservadas, en un periodo. Mídela por franja horaria, y no como un solo número para todo el centro.

La clase de las 06:00 y la de las 19:00 son negocios distintos con problemas distintos. Si las promedias, escondes los dos.

No hay una tasa que valga para todos, y Rummo no tiene datos de mercado para inventarla. Lo que comparas está dentro de tu propio centro. Una franja con muchas más ausencias que las demás casi siempre se explica por una de cuatro causas.

Las cuatro causas estructurales

1. Cancelar cuesta más que no presentarse

Si cancelar lleva más de dos toques, o exige escribir a una persona, hay quien simplemente no lo hará. El arreglo no es una norma. Es poner el botón de cancelar en el mismo sitio que el de reservar, y del mismo tamaño.

2. El plazo de cancelación es demasiado largo, o demasiado corto

Con un plazo de doce horas, la plaza de una clase de las 07:00 se libera a las 19:00, cuando nadie está mirando. Con un plazo de una hora, se libera demasiado tarde para ocuparla.

Para las clases de la mañana, cierra el plazo la noche anterior y mueve la lista de espera en ese momento. Así la plaza llega a la gente mientras sigue despierta.

3. No pasa nada si no te presentas

Esta es la incómoda. Si una ausencia no cuesta nada, no cuesta nada. La versión más ligera que funciona: en un plan limitado, una plaza sin usar cuenta como usada, y el socio puede ver que contó.

Sin multas, sin correos y sin dramas. La regla se ve antes de reservar, y se aplica sola.

4. La gente reserva la semana entera el domingo

Reservar con siete días de antelación parece compromiso el domingo y parece obligación el jueves. Algunos centros limitan con cuánta antelación se puede reservar. Hay menos reservas, y las que quedan se usan más.

Todas las medidas de esta guía hacen lo mismo: ponen la plaza a disposición de otra persona antes.

Qué hacer esta semana

1. 1.Saca la tasa de ausencias por franja horaria de las últimas ocho semanas.
2. 2.Elige la peor franja. Solo una.
3. 3.Ajusta el plazo de cancelación para que la plaza se libere mientras la gente está despierta.
4. 4.Comprueba que la lista de espera avanza sola y avisa a la persona.
5. 5.Déjalo cuatro semanas, y vuelve a mirar antes de cambiar nada más.

Las cuatro semanas no son un capricho. Con una clase de doce dos veces por semana, menos tiempo da muy pocos datos para distinguir un cambio de una quincena tranquila.

Qué no hacer

• Cobrar una penalización antes de arreglar cómo se cancela. Estarías cobrando a la gente por tu propia fricción.
• Empezar por los recordatorios. Ayudan en el margen, y son lo más fácil de añadir. Sin el plazo y la lista de espera arreglados, cambian poco.
• Cambiar cuatro cosas a la vez. Nunca sabrás cuál funcionó.