Cambiar de software del gimnasio sin perder socios
Para cambiar de software de gestión sin perder socios, nunca dejes que dos sistemas acepten reservas a la vez. Socios, planes y semana pasan al sistema nuevo antes de avisar a nadie. El historial se queda donde está. El riesgo son dos semanas en las que los socios no pueden reservar, y esta guía va de evitarlas.
Qué hay que mover
| Qué | Cómo se mueve | Qué haces tú |
|---|---|---|
| Socios y contactos | Exportar a CSV, importar el CSV | Elegir el archivo y revisar las columnas |
| Planes y precios | Se crean de nuevo a mano | Escribir cada plan una vez |
| El horario semanal | Se rehace con plantillas recurrentes | Escribir la semana tipo, una vez |
| Cuotas activas | Se asignan en bloque tras la importación | Elegir el plan y la lista de quién lo tiene |
| Asistencias y pagos pasados | Se quedan donde están | Nada |
La última fila es la que más se discute. Importar años de asistencias te da un número que nunca vas a mirar, en un formato que no puedes revisar. Y te cuesta la parte más arriesgada de la migración.
Mantén acceso de lectura al sistema antiguo durante un año. Empieza el registro nuevo en una fecha que elijas tú.
Rehaz los planes, no los copies
Con los años, la lista de planes acumula lo que ya nadie compra. Cuatro cuotas antiguas sin nadie apuntado, dos descuentos de una campaña de 2023 y uno que existe por un solo socio. Una migración es el único momento en que borrarlos no cuesta nada.
La regla que funciona: crea solo los planes que venderías a alguien que entre mañana por la puerta. Quien esté en un plan antiguo conserva su precio en el plan equivalente nuevo, registrado como excepción.
La secuencia de dos semanas
- 1.Primera semana, lunes: importa los socios. Todavía no se avisa a nadie.
- 2.Primera semana, a mitad: crea los planes, asigna las cuotas y rehaz la semana con plantillas.
- 3.Primera semana, viernes: tu equipo reserva tres clases reales y marca la asistencia. Es el ensayo, y no es opcional.
- 4.Segunda semana, lunes: anuncia el cambio con un mensaje y un enlace. No mandes un PDF.
- 5.Segunda semana: los dos sistemas abiertos para consultar, y solo el nuevo acepta reservas. Las reservas se hacen en el sistema nuevo desde el primer día.
- 6.Final de la segunda semana: el sistema antiguo deja de aceptar reservas del todo.
Nunca tengas dos sistemas que acepten reservas a la vez. Un sábado por la mañana con plazas reservadas dos veces te cuesta más confianza de la que la migración te ahorra en un año.
Qué decir a los socios
Un mensaje, enviado una vez, con tres cosas. La fecha, lo que tienen que hacer (normalmente abrir un enlace y crear una contraseña) y qué pasa con su cuota (normalmente nada).
Nada de listas de funciones. Ellos no eligieron el software y les da igual cuál sea. Lo que les importa es si la clase del jueves sigue ahí.
Quienes entrenan con menos frecuencia son los que más ayuda necesitarán para entrar esa primera semana. Prepáralo en recepción en vez de llevarte la sorpresa.
El plan completo, día a día, con la fecha, la semana en paralelo y el día del cambio, está en otra guía. Cómo cambiar de software de gestión: plan de 30 días
Y qué sacar del sistema antiguo antes de apagarlo: Qué exportar antes de cambiar de software
Tus socios reservan desde el móvil, se apuntan a la lista de espera y ven su plan, en todos los planes. App de reservas para tus socios
Preguntas frecuentes
- ¿Voy a perder el historial de mis socios?
- No, si mantienes acceso de lectura al sistema antiguo mientras se construye el registro nuevo. Los contactos, las cuotas y los planes se mueven. Las asistencias y los pagos pasados suelen estar mejor donde están, archivados.
- ¿Cuánto dura una migración?
- La secuencia de esta guía son dos semanas naturales. Lo que más tiempo lleva es el ensayo con tu equipo y la semana en paralelo, no la importación.
- ¿Cuál es el peor momento para cambiar?
- La primera semana del mes, cuando se renuevan las cuotas, y la semana en que organizas un evento. Merece la pena esperar a las dos semanas más tranquilas que encuentres.
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
Revisado el
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