Cuotas impagadas en el gimnasio: cómo cobrarlas
Una cuota impagada se cobra con una regla escrita antes de necesitarla. La regla dice cuándo envías un recordatorio, por qué canal y qué pasa con las reservas. Aplicada igual a todos, cobrar deja de ser una conversación difícil. Esta guía te da la regla, los mensajes y los números.
Primero, saber quién debe
Una cuota impagada solo se cobra si alguien se da cuenta. Con transferencias, eso significa cruzar el extracto del banco con la lista de socios, cada mes.
La lista que funciona tiene cuatro columnas: quién, cuánto, desde cuándo y cómo pagó la última vez. Revísala una vez por semana, mientras el importe todavía es pequeño.
330 euros
La regla, escrita antes de necesitarla
Una regla de cobro decide tres cosas. El día en que vence la cuota, cuándo envías un recordatorio y qué pasa con las reservas.
La cuota vence el día 1 de cada mes, y se paga hasta el día 8.
El día 9 te enviamos un recordatorio con el importe y la forma de pago.
El día 15 hablamos contigo en persona.
A partir del día 22, las reservas quedan en pausa hasta que llegue el pago.
Si necesitas más tiempo, habla con nosotros antes del día 8.
Los días son ejemplos. Lo que cuenta es que estén por escrito, y que sean iguales para todos.
Tres contactos, del más ligero al más personal
- 1.Un recordatorio con el importe, la fecha y la forma de pago. Sin tono de cobrador: puede ser solo un olvido.
- 2.Un mensaje de una persona, una semana después. Pregunta si va todo bien, y si el plan le sigue encajando.
- 3.Una conversación, en recepción o por teléfono. Ofrece dividir el pago en dos, congelar el plan o pasar a uno más barato.
El tercer contacto es el que retiene a la persona. Un retraso en el pago puede ser la primera señal de alguien a punto de irse, y la misma conversación sirve para las dos cosas.
Las otras señales de alguien a punto de irse están en el historial de asistencia. Por qué se da de baja un socio
Dos mensajes listos
Hola, [nombre]. Tu cuota de [mes], de [importe], sigue pendiente.
Puedes pagarla aquí, con tarjeta o domiciliación SEPA: [enlace].
Si ya la has pagado, ignora este mensaje. ¡Gracias!
Hola, [nombre]. He visto que tu cuota de [mes] sigue abierta.
¿Va todo bien? Si el plan ya no te encaja, podemos mirar otro.
Dime qué prefieres, y lo resolvemos juntos.
Cuándo pausar las reservas
Pausar las reservas es el último paso, y solo es justo si estaba en la regla desde el principio. Avisa antes, con la fecha.
Pausar no anula la deuda ni el plan. Es una pausa, y todo vuelve a la normalidad cuando llega el pago.
Cancelar el plan de alguien que debe es otra decisión. Termina la relación, y el importe pendiente sigue sin cobrar.
Menos impagos desde el principio
- Una fecha de vencimiento por escrito: la misma para todos, o el día de alta de cada uno. Elige una.
- Formas de pago que la gente usa en el móvil: tarjeta y domiciliación SEPA, más cualquier método local que usen tus socios.
- Una renovación que emita el cobro el día correcto, en lugar de depender de que alguien se acuerde de pedirlo.
- Una confirmación de cada pago, para que nadie discuta si pagó o no.
Cómo funciona en Rummo
- En el panel de finanzas, quien tiene un pago pendiente aparece en una lista, con el importe y un botón para cobrar.
- Un plan marcado como renovable crea el periodo siguiente y emite el cobro el día en que termina el anterior. Por defecto, nada se renueva.
- En los planes de pago, el socio paga desde el móvil con tarjeta o domiciliación SEPA.
- El dinero llega a la cuenta de cobros de tu centro.
- En los planes de pago, el Agente responde a «¿quién debe?» y propone el recordatorio. Solo se envía cuando pulsas «Confirmar».
El cobro se emite solo, y el pago no. No se guardan tarjetas, y cada persona paga cuando recibe el cobro.
Rummo todavía no emite facturas. Las facturas siguen saliendo del programa de facturación que ya usas.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hago cuando un socio no paga la cuota?
- Primero envía un recordatorio, con el importe y la forma de pago. Una semana después, un mensaje escrito por una persona. Luego una conversación con opciones: dividir el pago en dos, congelar el plan o cambiarlo. Pausa las reservas solo si eso estaba en la regla desde el principio.
- ¿Puedo impedir que reserven los socios con cuotas impagadas?
- Puedes, si la regla está por escrito y la persona la conocía de antemano. Avisa con la fecha, y todo vuelve a la normalidad cuando llega el pago. Sin aviso, una deuda pequeña se convierte en un motivo para irse.
- ¿Cuántos recordatorios hay que enviar antes de hablar con la persona?
- Con uno basta. El segundo contacto ya debería ser un mensaje escrito por una persona, y el tercero una conversación. Varios recordatorios automáticos seguidos no resuelven lo que no es un olvido.
- ¿Cómo se evitan las cuotas impagadas?
- Con una fecha de vencimiento por escrito y formas de pago que la gente usa en el móvil. Y con una renovación que emita el cobro el día correcto. Una lista semanal de quién debe atrapa el resto mientras el importe es pequeño.
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
Revisado el
Cuotas que se renuevan solas.
Tarjeta y domiciliación SEPA. Quien tiene un pago pendiente aparece en una lista, con el importe.
Lite es gratis hasta 10 socios activos, sin tarjeta y sin plazo. Pro se prueba 14 días, también sin tarjeta.