Cambiar de software del gimnasio en 30 días

Los treinta días de un vistazo

Antes de empezar: cinco preguntas

Un cambio suele salir mal por algo que se supo tarde. Responde estas cinco preguntas en los tres primeros días. Cada respuesta puede mover el calendario.

1. 1.¿Qué preaviso exige el contrato antiguo? Si son treinta días, la baja sale el día 1.
2. 2.¿El sistema antiguo puede exportar tus datos a un archivo? Pide ahora una exportación de prueba, no el día 20.
3. 3.¿Cómo guarda los datos de pago? Las tarjetas guardadas y las autorizaciones de domiciliación no salen en una hoja de cálculo.
4. 4.¿Las cuotas se renuevan solas? Si es así, esa renovación tiene que desactivarse antes del día 22.
5. 5.¿Quién decide qué? Escribe un nombre junto a cada fila de la tabla de arriba.

Las tarjetas guardadas son lo más lento

Los datos de tarjeta nunca salen en un archivo normal. Pasan de un procesador de pagos a otro, mediante una solicitud formal y cifrada. Por regla general, tiene que pedirla el titular de la cuenta.

Entre la solicitud, el envío de los datos por el procesador antiguo y la importación en el nuevo, cuenta con semanas. Es más de lo que un plan de treinta días absorbe con holgura.

Así que hay dos maneras de tratar los pagos. O pides la transferencia el día 1, y mueves la fecha si hace falta. O cada socio vuelve a pagar en el sistema nuevo, en el primer cobro. La segunda es más sencilla, pero necesita un mensaje claro y una semana de seguimiento.

Los mandatos de domiciliación

Si los socios pagan por domiciliación, pregunta quién tiene los mandatos. Cuando están en la cuenta propia del proveedor antiguo, puede que no se puedan mover. Entonces cada socio firma un mandato nuevo en el sistema nuevo. Prepara el mensaje para eso desde el día 15.

La fecha: el final de un ciclo de cobro

El día 22, el periodo que empezó en el sistema antiguo ya ha terminado allí. El siguiente lo cobra el sistema nuevo. Nadie paga dos veces, y nadie se queda con medio mes por saldar.

Si todos pagan el mismo día del mes, el día 22 es ese día. Si cada uno paga un día distinto, ningún día cierra todos los ciclos. En ese caso, el periodo que cada persona ya pagó entra en el sistema nuevo como pagado, con su fecha de fin. El primer cobro nuevo cae cuando ese periodo termina.

Elige también el día de la semana. Un martes o un miércoles deja días laborables para arreglar cosas antes del fin de semana. Evita una semana con festivo, y las semanas en que tu centro recibe más socios nuevos.

Por eso la renovación automática del sistema antiguo se desactiva antes del día 22. Pide que te lo confirme por escrito quien lo proporciona. En Rummo, un plan solo se renueva si está marcado para renovarse, y nada se renueva por defecto.

Semanas 1 y 2: montar el sistema nuevo

Monta el sistema nuevo antes de importar a nadie. Un socio importado en un centro sin planes ni horario no tiene nada que hacer allí.

1. 1.Planes: cuotas, bonos de clases, drop-ins. Aprovecha para juntar los que nadie compra.
2. 2.La semana tipo: clases recurrentes con aforo, coach y sala. Genera las semanas a partir del día 22.
3. 3.Reglas de reserva: cuándo abre y cierra la reserva, el plazo de cancelación, la lista de espera.
4. 4.El descargo de responsabilidad, si tu centro lo usa.
5. 5.La cuenta de cobro, para que los pagos lleguen al centro.
6. 6.El equipo, cada persona con su rol.

Después importa a los socios. El archivo sale del sistema antiguo y entra en el nuevo. Exportar tiene un artículo propio. Por último, crea tres socios ficticios y hazles pasar por todo: entrar, reservar, cancelar, pagar y hacer check-in.

Qué sacar del sistema antiguo, y qué hacer con cada lista, se explica aquí. Qué exportar antes de cambiar de software

Semana 3: los dos sistemas en paralelo

Del día 15 al 21, los dos sistemas están abiertos. El antiguo sigue con las reservas y los pagos. El nuevo está ahí para comparar. Basta una semana: si dura más, las dos listas empiezan a separarse.

En el sistema antiguo, el horario termina el día 21. Las clases desde el día 22 solo existen en el nuevo, y solo se pueden reservar allí. Así ninguna clase tiene reservas en dos sitios.

Mientras tanto, el equipo comprueba tres cosas:

1. 1.Cada mañana, recepción abre el día en los dos sistemas. Clases, horas, aforo y coach tienen que coincidir.
2. 2.Quien viene a entrenar y no está en la lista nueva es una fila que el archivo perdió. Se añade ese mismo día.
3. 3.Las altas de esta semana en el sistema antiguo pasan en un archivo solo con esas altas.

El primer día de esta semana es también el día del mensaje a los socios. Dice tres cosas: qué cambia, cuándo y qué tiene que hacer cada uno.

Día 20: seguir o aplazar

Dos días antes, decide el dueño. Aplazar una semana cuesta poco. Cambiar con los números mal cuesta un mes de arreglos y alguna conversación difícil. Sigue adelante si las cinco respuestas son sí:

• El número de socios activos coincide en los dos sistemas.
• Cada plan activo del sistema antiguo tiene un equivalente en el nuevo, y sabes quién va a cuál.
• La renovación automática del sistema antiguo está desactivada, confirmado por escrito.
• La cuenta de cobro nueva está activa y probada con un pago real pequeño.
• Las clases de los días 22 a 28 están en el sistema nuevo, con el aforo correcto.

Si alguna respuesta es no, la fecha pasa al inicio del siguiente ciclo. El mensaje a los socios sale otra vez, con la fecha nueva.

Día 22: el día del cambio

A primera hora, antes de la primera clase, la lista es corta y va en este orden:

1. 1.Confirma en el sistema antiguo que hoy no ha salido ningún cobro.
2. 2.Activa los planes que aún no estén activos en el sistema nuevo.
3. 3.Fija el precio del drop-in, si tu centro vende clases sueltas.
4. 4.Abre el día en recepción: a quien llegue sin cuenta se le marca presente y recibe el enlace.
5. 5.Al final del día, cuenta quién reservó, quién hizo check-in y quién pagó.

Las tres cosas que bloquean una reserva el primer día

En un sistema con reglas, tres cosas impiden a un socio reservar el día 22. Mejor conocerlas antes de que alguien se las encuentre en recepción.

• Sin plan. Quien se quedó sin asignar no tiene derecho a reservar. Con un precio de drop-in fijado, puede reservar pagando la clase.
• Un plan pendiente de pago. Si el cobro pasa por la app, el plan solo se activa cuando entra el pago.
• Un descargo sin firmar. Una vez publicado, el descargo se pide a todos, también a quien entrena contigo desde hace años.

Días 23 a 30: la primera semana

La primera semana sirve para cerrar lo que quede abierto. Bastan tres listas:

• Todos los que tienen un cobro pendiente, con nombre, importe y teléfono.
• Todos los invitados que aún no han entrado.
• Los emails que nunca llegaron, invitaciones incluidas.

Lo que quedó sin pagar en el sistema antiguo se cobra allí. Así cada periodo queda entero, en un solo sistema. El día 30, da de baja tu acceso al sistema antiguo, pero guarda la exportación completa.

Una semana leyendo los dos sistemas, y reservando y cobrando en uno solo.

Quién hace qué

Los errores que encarecen un cambio

• Hacer el cambio el día de la renovación sin desactivar la renovación antigua. Es el error que cobra dos veces.
• Tener los dos sistemas funcionando un mes entero. Cada uno acaba con su propia versión de la verdad.
• Importar a todos los que alguna vez entrenaron contigo. Quien se fue hace años recibe una invitación que nunca pidió.
• Avisar a los socios el mismo día. Quien no vio el mensaje se entera en la puerta.
• Dar de baja el sistema antiguo antes de guardar la exportación completa.

Cómo funciona en Rummo

La importación de socios está en todos los planes de Rummo. El archivo puede traer el plan y las fechas de cada persona. En pantalla, cada plan del archivo se empareja con uno de los tuyos. Entra como ya pagado, sin cobro. Quien ya está en tu centro no se duplica: se rellenan sus campos vacíos.

Para asignar planes después, hay asignación masiva, hasta doscientas personas a la vez. Antes de confirmar, la pantalla muestra cuánto suma eso por periodo. También te pide que escribas el número de personas. Un bono a medio usar se asigna de persona en persona. Después se ajusta el número de clases, con el motivo por escrito.

Quien entra por el enlace de tu centro con el email de tu archivo llega a la ficha que ya tenía. El panel lista los cobros pendientes desde hace más de siete días, y las invitaciones sin aceptar al cabo de una semana.

Los socios pagan en la app con tarjeta o domiciliación SEPA, o pagan en el centro. Las cuotas, los bonos y los pagos online están en los planes de pago. La app de los socios está en portugués de Portugal.

La página sobre pasarte a Rummo reúne estos pasos en un solo sitio. Pasarte a Rummo

Una hoja de Excel o un CSV entra en tres pasos, y ves cada fila antes de guardar. Gestión de socios