Qué exportar antes de cambiar de software

Siete listas, y dónde acaba cada una

Antes de exportar: el contrato y las preguntas

Lee el contrato del software antiguo antes de pedir nada. Tres cláusulas dan forma al plan. El plazo de preaviso, el formato en que llegan tus datos y tu acceso cuando termina el contrato.

Después pide una exportación de prueba. Las exportaciones suelen llegar con columnas que faltan, formatos de fecha raros o solo los socios activos. Mejor saberlo el primer día que el último.

Socios y contactos: la lista que importas

Una exportación antigua mezcla socios activos, gente con la cuota congelada y gente que se fue hace años. Antes de importar, sepárala en tres grupos:

• Activos: tienen un plan, un bono o clases por usar. Entran todos.
• Congelados o en pausa: entran, con el estado correcto, para que no se les cobre.
• Antiguos: se quedan fuera. Van al archivo, y no reciben una invitación que nunca pidieron.

Después limpia el archivo. Estos pasos te ahorran un segundo intento:

• Guárdalo en UTF-8. Con otras codificaciones, los nombres con acentos o eñes llegan desfigurados.
• Padres e hijos que comparten un email. Comprueba cómo los trata el sistema nuevo antes de importar.
• Teléfonos con el prefijo del país. Sin él, puede que el número no se reconozca.
• Un solo formato de fecha. Las exportaciones al estilo de EE. UU. escriben 03/09 para el 9 de marzo; convierte antes las fechas a AAAA-MM-DD.
• Una fila por persona. Si alguien aparece dos veces, junta las filas antes de importar.

Planes, fechas y clases que quedan

El plan de cada persona decide si puede reservar el día del cambio. Así que expórtalo con sus fechas: cuándo empezó el periodo pagado y cuándo termina.

Si el sistema antiguo guarda los planes aparte de los socios, exporta una hoja aparte con una fila por persona:

• Email o teléfono, para encontrar a la persona correcta cuando dos tienen el mismo nombre.
• El plan antiguo, y su equivalente nuevo si el antiguo desaparece.
• El inicio y el fin del periodo ya pagado.
• En los bonos de clases, las clases que quedan. En los planes ilimitados, déjalo vacío.

Aprovecha para recortar el catálogo. Los planes con dos personas, creados para un caso concreto, pasan al equivalente más cercano. Avisa antes a esas personas si cambia el precio.

Pagos: saldos pendientes y tarjetas guardadas

Saldos pendientes

Las deudas antiguas no se importan. Siempre que puedas, cóbralas en el sistema donde empezaron, antes de apagarlo. Lo que quede va a una lista corta: nombre, importe, periodo y lo acordado. Quien lleva los pagos la guarda hasta que llegue a cero.

Tarjetas y domiciliaciones

Los números de tarjeta nunca salen en una exportación normal, y eso es bueno. Solo pasan entre procesadores de pagos, mediante una solicitud formal y cifrada. Por regla general, tiene que pedirla el titular de la cuenta.

La transferencia puede tardar semanas. Si no hay tiempo, cada socio añade un método de pago en el sistema nuevo en el primer cobro. Los mandatos de domiciliación siguen la misma lógica: pregunta quién los tiene antes de contar con ellos.

Descargos firmados e información de salud

Un descargo firmado registra lo que alguien declaró en una fecha concreta. Exporta cada uno con esa fecha, y guárdalos con acceso restringido.

Si el descargo o la ficha de alta preguntan por lesiones o enfermedades, eso son datos de salud. En la UE y en el Reino Unido, el RGPD los trata como categoría especial, en su artículo 9. En el archivo, solo los ve quien los necesita. En el sistema nuevo, solo entran si tienen un uso.

Las firmas antiguas no pasan al sistema nuevo. El mensaje que anuncia el cambio debería pedir también que se firme el descargo nuevo, en el móvil.

Historial: qué guardar, y durante cuánto tiempo

El historial no entra en el sistema nuevo, y allí no hace falta. El registro nuevo empieza el día del cambio. Pero algunas cosas se guardan porque lo dice la ley, y otras solo mientras resuelvan dudas.

Antes de perder el acceso, haz una exportación completa: reservas, asistencia, pagos y facturas, en CSV o PDF. Guárdala en un solo sitio, con acceso restringido, y apunta la fecha en que se borra.

Datos personales durante el cambio

Según el RGPD, tu centro es el responsable de los datos personales de sus socios. El software, antiguo y nuevo, los trata por cuenta tuya. Eso tiene cuatro consecuencias prácticas:

• Solo se mueve lo que tiene un uso. Quien se fue hace años no necesita estar en el sistema nuevo.
• El archivo exportado son datos personales. No lo mandes por email, y bórralo de Descargas cuando esté importado.
• El proveedor nuevo trata los datos con un contrato escrito contigo. Lo exige el artículo 28 del RGPD.
• Cuando termina el contrato antiguo, el proveedor antiguo borra o devuelve los datos, como tú elijas. Dile cuál, por escrito, cuando tengas tu exportación.

Los números que tienen que coincidir

Después de importar, comprueba cinco números en los dos sistemas. Si uno no coincide, se quedaron filas fuera, o entraron dos veces.

Exporta todo una vez. Importa solo lo que vayas a usar.

Antes de apagar el sistema antiguo

1. 1.Lee el contrato y manda la solicitud a tu proveedor, con la lista de lo que necesitas.
2. 2.Separa socios activos, en pausa y antiguos. Limpia el archivo e importa solo los dos primeros grupos.
3. 3.Junta planes y fechas, en el archivo o en una hoja aparte.
4. 4.Revisa y corrige los saldos de los bonos.
5. 5.Cobra lo que puedas en el sistema antiguo, y apunta lo que quede.
6. 6.Decide qué pasa con las tarjetas guardadas: transferencia formal, o volver a introducirlas.
7. 7.Exporta los descargos con sus fechas, y pide el nuevo en el mensaje del cambio.
8. 8.Haz la exportación completa del historial, guárdala en un solo sitio y fija la fecha de borrado.
9. 9.Rellena la tabla de números. Si todo coincide, pide por escrito que borren los datos antiguos.

Cómo funciona en Rummo

La importación de socios está en todos los planes de Rummo. Las cabeceras no necesitan nombres exactos. La pantalla muestra a qué campo fue cada columna, y puedes cambiarlo ahí. Se reconocen comas, puntos y comas y tabuladores.

El archivo puede traer el plan y las fechas de cada persona. Cada plan del archivo se empareja en pantalla con uno de los tuyos. Entra como ya pagado, sin cobro. Quien ya está en tu centro no se duplica: se rellenan sus campos vacíos. El mismo email con otro nombre entra como dependiente del titular. Piensa en un hijo apuntado con el email de su madre o de su padre.

La pantalla te dice qué columnas se quedan fuera. Una columna que dejas sin emparejar no entra, así que las notas de salud antiguas no se cuelan con el resto. Al final, puedes descargar la lista de filas que no entraron, con el motivo.

Importar no manda ningún email a nadie. Tú decides cuándo recibe cada persona su invitación. Los saldos de los bonos se ajustan en la ficha del socio, con el motivo guardado en el historial. La app de los socios está en portugués de Portugal.

Para poner el cambio en un calendario, con la semana en paralelo y el día del cambio, hay un plan de treinta días. Cómo cambiar de software de gestión del gimnasio

Una hoja de Excel o un CSV entra en tres pasos, y ves cada fila antes de guardar. Gestión de socios