O que exportar antes de mudar de software

Sete listas, e para onde vai cada uma

Antes de exportar: o contrato e as perguntas

Lê o contrato do software antigo antes de pedir seja o que for. Três cláusulas mexem no plano. O pré-aviso para cancelar, o formato em que recebes os dados, e o acesso depois do fim do contrato.

Depois, pede uma exportação de teste. Muitas exportações saem com colunas a menos, datas num formato estranho, ou só os membros ativos. É melhor saber no primeiro dia do que no último.

Membros e contactos: a lista que se importa

Uma exportação antiga mistura gente ativa, gente com o plano suspenso, e gente que saiu há anos. Antes de importar, separa-a em três grupos:

• Ativos: têm plano, pack ou aulas por usar. Entram todos.
• Suspensos ou em pausa: entram, com o estado certo, para não receberem cobranças.
• Antigos: não entram. Ficam no arquivo, e não recebem um convite que não pediram.

Depois, limpa o ficheiro. Estes cuidados poupam uma segunda tentativa:

• Guarda-o em UTF-8. Noutra codificação, os nomes com acentos chegam estragados.
• Pais e filhos com o mesmo email. Confirma como o sistema novo os trata, antes de importar.
• Telefones com o indicativo, +351 em Portugal. Sem ele, o número pode não ser reconhecido.
• Datas num formato só. Se o ficheiro mistura 03/09 e 2026-09-03, uniformiza antes.
• Uma linha por pessoa. Se a mesma pessoa aparece duas vezes, junta as linhas antes de importar.

Planos, datas e aulas por usar

O plano de cada pessoa é o que decide se ela pode reservar no dia da mudança. Por isso, exporta-o com as datas: quando começou o período pago, e quando acaba.

Se o sistema antigo não junta os planos aos membros, exporta uma folha à parte, com uma linha por pessoa:

• Email ou telefone, para encontrar a pessoa certa quando há dois nomes iguais.
• O plano antigo, e o equivalente novo se o antigo vai acabar.
• O início e o fim do período já pago.
• Nos packs, as aulas que restam. Nos planos ilimitados, fica em branco.

Aproveita para reduzir o catálogo. Planos com duas pessoas, criados para um caso só, passam para o equivalente mais próximo. Avisa essas pessoas antes, se o preço mudar.

Pagamentos: o que está por pagar e os cartões guardados

Valores por pagar

As dívidas antigas não se importam. Sempre que possível, cobram-se no sistema onde nasceram, antes de o desligar. O que sobrar vai para uma lista curta: nome, valor, período e o que ficou combinado. Quem trata dos pagamentos guarda-a até chegar a zero.

Cartões e débitos diretos

Os números de cartão nunca vêm numa exportação comum, e ainda bem. Só passam de um processador de pagamentos para outro, por um pedido formal e cifrado. Em regra, é o titular da conta que tem de o pedir.

A transferência pode levar semanas. Se não houver tempo, cada membro regista o meio de pagamento no sistema novo, na primeira cobrança. Quem paga por MB Way ou referência Multibanco não tem nada guardado para transferir.

Termos assinados e dados de saúde

Um termo assinado regista o que a pessoa declarou numa certa data. Exporta cada um com essa data e guarda-os com acesso restrito.

Se o termo ou a ficha de inscrição pergunta por lesões ou doenças, esses são dados de saúde. O RGPD trata-os como uma categoria especial, no artigo 9.º. No arquivo, só quem precisa os vê. No sistema novo, só entram se tiverem uso.

As assinaturas antigas não passam para o sistema novo. Na mensagem que anuncia a mudança, pede a assinatura do termo novo. Cada pessoa assina no telemóvel.

Histórico: o que guardar e por quanto tempo

O histórico não entra no sistema novo, e não faz falta lá. O registo novo começa no dia da mudança. Mas há coisas que se guardam por obrigação, e outras que se guardam enquanto resolvem dúvidas.

Antes de perder o acesso, faz uma exportação completa: reservas, presenças, pagamentos e faturas, em CSV ou PDF. Guarda-a num sítio só, com acesso restrito, e escreve a data em que se apaga.

Os dados pessoais durante a mudança

Pelo RGPD, o teu espaço é o responsável pelos dados dos membros. O software, antigo e novo, trata-os por tua conta, como subcontratante. Isso tem quatro consequências práticas:

• Só passa o que tem uso. Quem saiu há anos não precisa de estar no sistema novo.
• O ficheiro exportado são dados pessoais. Não o mandes por email, e apaga-o das transferências depois de importar.
• O novo subcontratante trata os dados ao abrigo de um contrato escrito contigo. É o que exige o artigo 28.º do RGPD.
• No fim do contrato antigo, quem o fornece apaga ou devolve os dados, à tua escolha. Diz-lhe qual, por escrito, depois de teres a exportação.

As contas que têm de bater certo

Depois de importar, confere cinco números nos dois sistemas. Se algum não bater, há linhas que ficaram fora, ou entraram a mais.

Exporta tudo uma vez. Importa só o que vais usar.

Antes de desligar o sistema antigo

1. 1.Lê o contrato e envia o pedido ao fornecedor, com a lista do que precisas.
2. 2.Separa ativos, suspensos e antigos. Limpa o ficheiro e importa só os dois primeiros grupos.
3. 3.Junta os planos e as datas, no ficheiro ou numa folha à parte.
4. 4.Confere e corrige os saldos dos packs.
5. 5.Cobra o que puderes no sistema antigo, e escreve o que sobra.
6. 6.Decide o que fazer com os cartões guardados: transferência ou novo registo.
7. 7.Exporta os termos com as datas, e pede o termo novo na mensagem da mudança.
8. 8.Faz a exportação completa do histórico, guarda-a num sítio só, e marca a data em que se apaga.
9. 9.Preenche a tabela das contas. Se tudo bater certo, pede por escrito que apaguem os dados antigos.

Como isto funciona na Rummo

A importação de membros está em todos os planos da Rummo. Os cabeçalhos não precisam de nomes exatos. O ecrã mostra para que campo foi cada coluna, e troca-se ali se estiver errado. Vírgula, ponto e vírgula e tabulação são reconhecidos.

O ficheiro pode trazer o plano de cada pessoa e as datas. Cada plano do ficheiro liga-se no ecrã a um plano do espaço, e entra já pago, sem cobrança. Quem já existe não se duplica: completam-se os campos vazios. O mesmo email com outro nome entra como dependente do titular, como um filho inscrito com o email do pai.

O ecrã diz que colunas ficam de fora. Uma coluna que não ligues a nenhum campo não entra, e notas antigas sobre saúde não passam por arrasto. No fim, descarregas a lista do que não entrou, com o motivo.

Importar não envia email a ninguém. Decides tu quando cada pessoa recebe o convite. O acerto de aulas de um pack faz-se na ficha, com o motivo guardado no histórico.

Para pôr a mudança num calendário, com a semana em paralelo, há um plano de trinta dias. Mudar de software de gestão do ginásio em 30 dias

Uma folha de Excel ou um CSV entra em três passos, e vês cada linha antes de gravar. Gestão de membros