Que dados podes guardar dos membros do ginásio
Um ginásio guarda os dados de que precisa para uma finalidade, e só enquanto ela existe. A pergunta que arruma o ficheiro é para que serve cada campo. Os dados de saúde têm regras próprias no RGPD, e pedem acesso restrito.
A pergunta que arruma tudo
Para cada campo que pedes, há uma pergunta: o que é que eu deixo de conseguir fazer se não tiver isto. Se a resposta for nada, o campo sai.
É uma pergunta chata e resolve quase tudo. A morada completa serve para faturar, e não para marcar aulas. A data de nascimento serve para escalões e para saber se é menor. Os parabéns só vão a quem aceitar mostrar o aniversário.
Os quatro grupos, e o que muda entre eles
| Grupo | Exemplos | Para que serve |
|---|---|---|
| Identificação | Nome, email, telefone | Falar com a pessoa e ligá-la às reservas dela. |
| Faturação | Morada, contribuinte | Emitir um documento. Não faz falta a quem não paga aí. |
| Utilização | Reservas, presenças, marcas | Operar o espaço, e é onde está quase tudo o que é útil. |
| Saúde | Lesões, declarações, medicação | Dar a aula em segurança. É o grupo com regras próprias. |
Dados de saúde são uma categoria à parte no RGPD, com condições próprias para os tratar. Na prática, num espaço de treino, isso significa três coisas. Pedir só o que é preciso para a segurança da aula. Guardar num sítio com acesso restrito. E não os ter num ficheiro que toda a gente abre.
Fotografias e vídeos
É onde é mais fácil misturar dois usos. A fotografia de uma aula cheia é a melhor coisa que um espaço tem para mostrar. A regra prática é separar dois usos que não são o mesmo:
- Uma foto de perfil, para o coach saber quem é quem numa lista, é utilização normal do serviço.
- Uma foto publicada nas redes é outra coisa, e precisa de uma autorização própria, dada para aquilo e revogável.
- Uma autorização dada há três anos numa ficha de inscrição não é a mesma coisa que perguntar antes de publicar.
Durante quanto tempo
Guardar para sempre é a decisão que se toma por omissão. Há três prazos diferentes no mesmo espaço:
- O que a lei fiscal obriga a manter fica o tempo que ela diz, e isso não é uma escolha tua.
- O histórico de utilização faz sentido enquanto a pessoa treina, e algum tempo depois, para o caso de voltar.
- As declarações de saúde de quem saiu há anos não servem para nada. São o pior ficheiro que podes ter guardado sem razão.
Um ficheiro que ninguém abre não é inofensivo. É só um risco de que ninguém se lembra.
O que as pessoas te podem pedir
Podem pedir para ver o que tens sobre elas. Para corrigir o que está errado, e para apagar o que já não precisas. A parte prática é conseguires responder sem ir a cinco sítios.
É também a razão prática para não ter a mesma informação em três sítios: quando alguém pede para apagar, tens de saber onde está tudo.
O que fazer esta semana
Uma hora com o ficheiro aberto, e a pergunta sempre a mesma.
- 1.Lista os campos que pedes na inscrição. A cada um, pergunta o que deixas de conseguir fazer sem ele. Os que não tiverem resposta saem do formulário.
- 2.Vê onde estão as declarações de saúde e quem lhes consegue chegar. Se a resposta for «toda a gente da equipa», é o primeiro a mudar.
- 3.Escolhe um prazo para o que guardas de quem já saiu, e escreve-o. Sem prazo escrito, a decisão por omissão é guardar para sempre.
Perguntas frequentes
- Posso mandar mensagens de promoções a quem se inscreveu?
- Avisos sobre as aulas de alguém são parte do serviço. Promoções são outra coisa, e precisam de uma autorização separada e de uma forma fácil de a retirar. Uma autorização só não serve para as duas.
- Posso guardar o que um membro me contou sobre uma lesão?
- Podes, se for para dar a aula em segurança, com acesso limitado a quem precisa. O que não deve acontecer é isso andar num grupo de mensagens da equipa ou numa folha partilhada.
- E se eu usar uma folha de cálculo?
- A ferramenta não muda as regras. Muda a facilidade de as cumprir: numa folha partilhada, toda a gente vê tudo, e a pergunta «quem tem acesso a isto» não tem resposta.
- Isto substitui aconselhamento jurídico?
- Não. É a parte prática, sobre o que um espaço junta no dia a dia. As obrigações formais, e o que fazer num caso concreto, são conversa para quem trabalha com isso.
Fontes
Equipa Rummo
Quem escreve faz a Rummo, software de gestão para ginásios, boxes e estúdios: aulas, reservas, membros e pagamentos.
Revisto a
A ficha de cada pessoa, num sítio.
Plano, utilização, presenças e pagamentos na mesma ficha. O termo de responsabilidade assina-se na aplicação.
O Lite é grátis até 10 membros ativos, sem cartão e sem prazo. O Pro experimenta-se 14 dias, também sem cartão.