Qué datos de los socios puede guardar un gimnasio
Un gimnasio guarda los datos que necesita para una finalidad, y solo mientras esa finalidad exista. La pregunta que ordena el fichero es para qué sirve cada campo. Según el RGPD, la ley europea de protección de datos, los datos de salud tienen reglas propias y piden un acceso restringido.
La pregunta que lo ordena todo
Para cada campo que pides hay una pregunta: ¿qué dejaría de poder hacer sin esto? Si la respuesta es nada, el campo sale.
Es una pregunta aburrida, y lo resuelve casi todo. La dirección completa sirve para facturar, y reservar una clase no la necesita. La fecha de nacimiento sirve para los grupos de edad y para saber si alguien es menor. Las felicitaciones solo llegan a quien elige mostrar su cumpleaños.
Los cuatro grupos, y qué cambia entre ellos
| Grupo | Ejemplos | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre, email, teléfono | Hablar con la persona y vincularla a sus reservas. |
| Facturación | Dirección, NIF | Emitir un documento. No hace falta para quien no paga en el gimnasio. |
| Uso | Reservas, asistencia, marcas personales | Llevar el gimnasio, y es donde vive casi todo lo útil. |
| Salud | Lesiones, declaraciones, medicación | Dar la clase con seguridad. Es el grupo con reglas propias. |
Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD, con condiciones propias para tratarlos. En la práctica, en un gimnasio, eso significa tres cosas. Pide solo lo que necesita la seguridad de la clase. Guárdalo en un sitio con acceso restringido. Y nunca lo tengas en un fichero que todos pueden abrir.
Fotos y vídeos
Aquí es donde más fácil resulta mezclar dos usos. Una foto de una clase llena es lo mejor que un gimnasio puede enseñar. La regla práctica es separar dos usos que no son lo mismo:
- Una foto de perfil, para que el coach sepa quién es quién en una lista, es un uso normal del servicio.
- Una foto publicada en redes sociales es otra cosa, y necesita su propio consentimiento, dado para eso y que se pueda retirar.
- Un consentimiento dado hace tres años en un formulario de alta no es lo mismo que preguntar antes de publicar.
Durante cuánto tiempo
Guardarlo todo para siempre es la decisión que se toma por defecto. En un mismo gimnasio hay tres plazos distintos:
- Lo que la ley fiscal te obliga a guardar se queda el tiempo que diga la ley, y eso no lo eliges tú.
- El historial de uso tiene sentido mientras la persona entrena, y un tiempo después, por si vuelve.
- Las declaraciones de salud de quien se fue hace años no sirven para nada. Son el peor fichero que puedes guardar sin motivo.
Un fichero que nadie abre sigue siendo un riesgo. Solo que nadie se acuerda de él.
Lo que la gente te puede pedir
Pueden pedirte ver lo que tienes sobre ellos. Corregir lo que está mal, y borrar lo que ya no necesitas. La parte práctica es poder responder sin ir a cinco sitios.
También es la razón práctica para no tener la misma información en tres sitios: cuando alguien te pide que la borres, tienes que saber dónde está toda.
Qué hacer esta semana
Una hora con el fichero abierto, y siempre la misma pregunta.
- 1.Haz la lista de los campos que pides al dar de alta. Para cada uno, pregúntate qué dejarías de poder hacer sin él. Los que no tengan respuesta salen del formulario.
- 2.Mira dónde están las declaraciones de salud y quién puede llegar a ellas. Si la respuesta es «todo el equipo», eso es lo primero que hay que cambiar.
- 3.Elige un plazo para lo que guardas de quien se ha ido, y ponlo por escrito. Sin un plazo escrito, la decisión por defecto es guardarlo todo para siempre.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo enviar mensajes promocionales a quien se ha dado de alta?
- Los avisos sobre las clases de alguien forman parte del servicio. Las promociones son otra cosa, y necesitan un consentimiento aparte y una forma fácil de retirarlo. Un solo consentimiento no puede cubrir las dos cosas.
- ¿Puedo guardar lo que un socio me contó de una lesión?
- Puedes, si es para dar la clase con seguridad, con el acceso limitado a quien lo necesita. Lo que no debería pasar es que circule por el grupo de chat del equipo o por una hoja de cálculo compartida.
- ¿Y si uso una hoja de cálculo?
- La herramienta no cambia las reglas. Cambia lo fácil que es cumplirlas: en una hoja compartida, todos lo ven todo, y «¿quién tiene acceso a esto?» no tiene respuesta.
- ¿Esto sustituye al asesoramiento legal?
- No. Es la parte práctica, sobre lo que un gimnasio recoge en el día a día. Las obligaciones formales, y qué hacer en un caso concreto, son una conversación para alguien que trabaje en esto.
Fuentes
- Regulation (EU) 2016/679, General Data Protection Regulation · EUR-Lex, 2016
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
Revisado el
La ficha de cada socio, en un solo sitio.
Plan, uso, asistencias y pagos en la misma ficha. El descargo de responsabilidad se firma en la app.
Lite es gratis hasta 10 socios activos, sin tarjeta y sin plazo. Pro se prueba 14 días, también sin tarjeta.