Plazo de cancelación de una clase: ¿cuántas horas?
El plazo de cancelación de una clase depende de su tamaño. En una clase de veinte, bastan de dos a cuatro horas. En una de seis, hacen falta de doce a veinticuatro. El plazo existe para dar tiempo a que otra persona ocupe la plaza, y solo funciona si se aplica igual a todos.
El número sale del tamaño de la clase
Cuanto más pequeña es la clase, antes necesitas saberlo. En una clase de veinte, una plaza que se libera dos horas antes se llena. En una de seis, la cola no es lo bastante larga para que pase sola.
| Tamaño de la clase | Plazo | Por qué |
|---|---|---|
| De 15 a 25 plazas | De 2 a 4 horas | Casi siempre hay cola, y se decide el mismo día. |
| De 8 a 14 plazas | De 6 a 12 horas | La plaza tiene que liberarse la tarde anterior. |
| Hasta 8 (reformers, grupos reducidos) | De 12 a 24 horas | La cola es corta y la semana se planifica con antelación. |
Un plazo demasiado largo también cuesta. Con 48 horas, reservar se convierte en un compromiso de dos días, y hay quien deja de reservar. Una plaza que nadie reservó vale lo mismo que una plaza que alguien soltó.
Cancelar tarde y no aparecer son cosas distintas
Quien cancela fuera de plazo al menos avisó: la plaza vuelve al calendario y todavía se puede llenar. Quien no aparece y no dice nada deja la plaza bloqueada hasta el final.
Conviene contarlas por separado. Las dos hacen daño de forma distinta, y cada una pide su respuesta: la primera se arregla con un plazo más temprano, la segunda con una consecuencia.
La consecuencia, y dónde se desgasta
Hay tres opciones, de la más suave a la más dura: la clase cuenta como hecha, la reserva se bloquea unos días o se cobra. La primera es la más suave, y es por donde empezar.
Lo que rompe una regla es la excepción, más que su dureza. Si se aplica a unos sí y a otros no, acaba decidiéndose caso por caso en recepción. Si la aplica el sistema, igual para todos, nadie tiene que defenderla en el mostrador.
Y tiene que haber una forma de reclamar. Una ausencia marcada por error (la persona estaba, el entrenador no la marcó) se corrige con una solicitud y un motivo, sin discusiones en la puerta.
El plazo de cancelación se define una vez, en las reglas de reserva, y vale para todo el centro. Software de reservas de clases
Preguntas frecuentes
- ¿Y quien tiene una urgencia de verdad?
- La decisión humana sigue ahí: alguien con permiso quita la ausencia, y queda registrado quién lo hizo y por qué. La diferencia es que pasa a ser una excepción anotada, y la regla no se dobla.
- ¿Uso el mismo plazo para todas las clases?
- No necesariamente. Una clase de seis y una de veinte en el mismo centro pueden tener plazos distintos, porque el problema que resuelve el plazo es distinto en cada una.
- ¿Estar en lista de espera gasta una clase?
- No debería. Hasta que la plaza se ocupa, no hubo clase. Cobrar por esperar enseña a la gente a no apuntarse a la cola, que es justo lo contrario de lo que quieres.
- ¿Cuántas horas debe tener el plazo de cancelación de una clase?
- Depende de las plazas. En una clase de quince a veinticinco, de dos a cuatro horas. En una de ocho a catorce, de seis a doce horas. En una de ocho o menos, de doce a veinticuatro. El plazo correcto es el que da tiempo a que otra persona ocupe la plaza.
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
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