Mudar de software de gestão sem perder membros
Para mudar de software de gestão sem perder membros, nunca se deixa dois sistemas a aceitar reservas ao mesmo tempo. Os membros, os planos e a semana passam para o sistema novo antes de alguém ser avisado. O histórico fica onde está. O risco é a quinzena em que os membros não conseguem reservar, e este guia é sobre como a evitar.
O que tem mesmo de mudar de casa
| Coisa | Como muda | O que tens de fazer |
|---|---|---|
| Membros e contactos | Exportar CSV, importar CSV | Escolher o ficheiro e conferir as colunas |
| Planos e preços | Recriados à mão | Escrever cada plano uma vez |
| O horário semanal | Reconstruído a partir de recorrências | Escrever a semana tipo, uma vez |
| Mensalidades ativas | Atribuídas em bloco depois da importação | Escolher o plano e a lista de quem o tem |
| Histórico de presenças e pagamentos | Fica onde está | Nada |
A última linha é a que gera discussão. Importar anos de histórico de presenças dá-te um número que nunca vais consultar, num formato que não consegues conferir, e é a parte mais arriscada da migração. Mantém acesso de leitura ao sistema antigo durante um ano. Começa o registo novo numa data à tua escolha.
Recriar os planos, não os copiar
Com os anos, a lista de planos junta o que já ninguém compra. Quatro mensalidades antigas em que ninguém está, dois descontos de uma campanha de 2023, um que existe por causa de um único membro. Uma migração é o único momento em que apagar isso não custa nada.
A regra que funciona: recria só os planos que venderias a alguém que entrasse pela porta amanhã. Quem está num plano antigo mantém o preço no equivalente novo, registado como exceção.
A sequência de duas semanas
- 1.Semana um, segunda: importar membros. Ainda não se diz nada a ninguém.
- 2.Semana um, a meio: recriar planos, atribuir mensalidades, reconstruir a semana a partir das recorrências.
- 3.Semana um, sexta: a tua equipa faz três reservas verdadeiras e marca presenças. É o ensaio, e vale a pena fazê-lo.
- 4.Semana dois, segunda: anunciar com uma mensagem e um link. Não se manda um PDF.
- 5.Semana dois: os dois sistemas legíveis, só o novo é que escreve. As reservas acontecem no novo desde o primeiro dia.
- 6.Fim da semana dois: o sistema antigo deixa de aceitar reservas.
Nunca ter dois sistemas a aceitar reservas ao mesmo tempo. Um sábado de manhã com lugares duplicados custa-te mais boa vontade do que a migração te poupa num ano.
O que dizer aos membros
Uma mensagem, enviada uma vez, com: a data, o que têm de fazer (normalmente: abrir um link e definir uma palavra-passe) e o que acontece à mensalidade (normalmente: nada). Não é uma lista de funcionalidades. Não foram eles que escolheram o software e não querem saber qual é. Querem saber se a aula de quinta continua lá.
Quem treina menos vezes é quem vai precisar de ajuda a entrar na primeira semana. Prepara a receção para isso em vez de seres apanhado de surpresa.
O plano completo, dia a dia, com a data, a semana em paralelo e o dia da mudança, está num guia à parte. Mudar de software de gestão do ginásio em 30 dias
E o que tirar do sistema antigo antes de o desligar: O que exportar antes de mudar de software
Quem treina reserva do telemóvel, entra na lista de espera e vê o plano, em todos os planos. App para reservar aulas
Perguntas frequentes
- Vou perder o histórico dos meus membros?
- Não, se mantiveres acesso de leitura ao sistema antigo enquanto o registo novo se constrói. Contactos, mensalidades e planos mudam de casa; o histórico de presenças e pagamentos costuma ficar melhor onde está, arquivado.
- Quanto tempo demora uma migração?
- A sequência deste guia leva duas semanas de calendário. O que ocupa mais tempo é o ensaio com a equipa e a semana com os dois sistemas abertos, e não a importação.
- Qual é a pior altura para mudar?
- A primeira semana do mês, quando as mensalidades renovam, e a semana em que tens um evento. Vale a pena esperar pela quinzena mais calma que conseguires encontrar.
Equipa Rummo
Quem escreve faz a Rummo, software de gestão para ginásios, boxes e estúdios: aulas, reservas, membros e pagamentos.
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