Software de gestão para boxes: o que tem de fazer

As quatro coisas que decidem tudo o resto

Um sistema de gestão tem membros, horários, pagamentos e relatórios. As partes não são igualmente difíceis, nem falham da mesma maneira. Por ordem do estrago que fazem quando estão mal:

1. 1.Lotação. Uma aula que aceita gente a mais custa-te o serão de um coach e a confiança de quem lá está. Uma aula que fecha um lugar cedo de mais custa-te faturação que nunca chegas a ver.
2. 2.O direito a reservar. Poder ocupar um lugar não é a mesma pergunta que ter pago. Quando as duas se juntam, uma mensalidade cancelada pode continuar a reservar durante semanas.
3. 3.Dinheiro que fecha. Não é "aceitamos cartão". É conseguires dizer, em março, o que entrou, de quem, e o que continua por cobrar.
4. 4.A semana como objeto. Um horário não é uma lista de eventos. É uma forma que se repete, com exceções.

Com a lotação e o direito a reservar certos, o resto é trabalho. Sem eles, o resto não salva a semana.

A lotação tem de travar a reserva

A lotação tem de ser garantida por quem escreve a reserva, não pelo ecrã que mostra o botão. Duas pessoas a carregar em "reservar" no último lugar no mesmo segundo não é um caso raro numa aula das 07:00. É terça-feira. Se a verificação acontece no browser, ou em código que lê e só depois escreve, uma delas fica com um lugar que não existe.

A pergunta a fazer numa demonstração: o que acontece quando o último lugar é ocupado duas vezes no mesmo segundo? Se as duas ficarem com o lugar, a aula tem dezassete pessoas para dezasseis remos.

Uma lista de espera só serve se andar

Uma lista de espera útil é uma fila que promove sozinha assim que alguém cancela, avisa quem subiu, e faz isso sem ninguém na receção dar por nada. Uma lista que precisa de um humano para promover é uma lista que fica cheia enquanto a aula fica vazia.

Pagamento, produto e direito são três coisas

Um pagamento é dinheiro a mudar de mãos. Um produto é o que vendes. Um direito é poder ocupar um lugar numa aula. Dos três, é o único que uma reserva devia consultar.

Separados, os casos chatos deixam de ser chatos. O atleta com mensalidade e um pack de dez a sobrar. Quem está em pausa por lesão e deve manter o histórico, mas não o direito a reservar. O visitante que vem treinar um dia e não tem mensalidade nenhuma.

O que podes ignorar

• Contagens de funcionalidades. O que interessa é se as que usas todos os dias acabam o trabalho.
• App com a tua marca como argumento principal. O que conta é se os membros a abrem.
• Tudo o que se venda como "com IA" sem dizer onde é que o modelo mexe. Reservas e pagamentos têm de ser determinísticos.

Cinco perguntas para a demonstração

1. 1.O que acontece quando duas pessoas reservam o último lugar ao mesmo tempo?
2. 2.Quando alguém cancela, quem sobe da lista de espera, e em quanto tempo?
3. 3.A mesma pessoa pode ter uma mensalidade e um pack ao mesmo tempo?
4. 4.Mostra-me março: o que entrou e o que ficou por cobrar.
5. 5.Se eu mudar a aula de quarta das 19:00 para as 19:15, o que acontece à quarta seguinte?

A página das boxes mostra a lotação de cada aula, a lista de espera, as presenças e as mensalidades. Software para boxes de CrossFit