Mudar de software de gestão do ginásio em 30 dias

Os trinta dias num quadro

Antes de começar: cinco perguntas

Uma mudança corre mal quase sempre por uma coisa que se soube tarde. Estas cinco perguntas respondem-se nos três primeiros dias, e cada resposta mexe no calendário.

1. 1.Qual é o pré-aviso do contrato antigo? Se é de trinta dias, o pedido de cancelamento sai no dia 1.
2. 2.O sistema antigo exporta os dados em ficheiro? Pede uma exportação de teste agora, e não no dia 20.
3. 3.Como guarda os meios de pagamento? Cartões guardados e autorizações de débito direto não saem numa folha de cálculo.
4. 4.As mensalidades renovam sozinhas? Se sim, essa renovação tem de ser desligada antes do dia 22.
5. 5.Quem decide o quê? Escreve um nome ao lado de cada linha do quadro acima.

Os cartões guardados são a parte mais lenta

Os dados de um cartão nunca saem num ficheiro comum. Passam de um processador de pagamentos para outro, por um pedido formal e cifrado. Em regra, é o titular da conta que tem de pedir a transferência.

Entre o pedido, o envio pelo processador antigo e a importação pelo novo, contam-se semanas. Isto é mais do que os trinta dias deste plano aguentam com folga.

Por isso, há duas formas de tratar os pagamentos. Ou se pede a transferência no dia 1, e a data muda se for preciso. Ou cada membro volta a pagar no sistema novo, na primeira cobrança. Quem paga por MB Way ou por referência Multibanco não tem cartão guardado, e aí não há nada para transferir.

A data: o fim de um ciclo de cobrança

No dia 22, o período que começou no sistema antigo já acabou lá. O seguinte é cobrado pelo sistema novo. Ninguém paga duas vezes, e ninguém fica com meio mês por acertar.

Se toda a gente paga no mesmo dia do mês, o dia 22 é esse dia. Se cada pessoa paga num dia diferente, não há um dia em que todos os ciclos acabam. Nesse caso, o período que cada um já pagou entra no sistema novo como pago. Leva a data em que acaba. A primeira cobrança nova é no fim desse período.

Escolhe também o dia da semana. Uma terça ou uma quarta deixam dias úteis para corrigir antes do fim de semana. Evita a semana de um feriado, e as semanas em que entram mais pessoas novas no teu espaço.

É por isso que a renovação automática do sistema antigo se desliga antes do dia 22. Confirma-o por escrito com quem o fornece. Na Rummo, um plano só renova se estiver marcado para renovar, e nada renova por omissão.

Semana 1 e 2: montar o sistema novo

Monta o sistema novo antes de importar alguém. Um membro importado para um espaço sem planos nem horário não tem nada para fazer lá.

1. 1.Os planos: mensalidades, packs, aula avulsa. Aproveita para juntar os que ninguém usa.
2. 2.A semana tipo: as aulas que se repetem, com lotação, coach e sala. Gera as semanas seguintes a partir do dia 22.
3. 3.As regras de reserva: quando abre, quando fecha, o prazo de cancelamento, a lista de espera.
4. 4.O termo de responsabilidade, se o espaço usa um.
5. 5.A conta de recebimento, para os pagamentos chegarem ao espaço.
6. 6.A equipa, cada pessoa com o seu papel.

Depois importa os membros. O ficheiro sai do sistema antigo e entra no novo, e a exportação tem um artigo próprio. Por fim, cria três membros fictícios e faz com eles o percurso todo: entrar, reservar, cancelar, pagar e fazer check-in.

O que tirar do sistema antigo, e o que fazer com cada lista, está explicado aqui. O que exportar antes de mudar de software

Semana 3: os dois sistemas em paralelo

Do dia 15 ao 21, os dois sistemas estão abertos. O antigo continua com as reservas e os pagamentos. O novo serve para conferir. Uma semana chega: com mais tempo, as duas listas começam a divergir.

No sistema antigo, o horário acaba no dia 21. As aulas a partir do dia 22 só existem no novo, e só lá se reservam. Assim, nenhuma aula tem reservas em dois sítios.

Enquanto isso, a equipa confere três coisas:

1. 1.Todas as manhãs, a receção abre o dia nos dois sistemas. As aulas, as horas, a lotação e o coach têm de bater certo.
2. 2.Quem aparece para treinar e não está na lista nova é uma linha que faltou no ficheiro. Entra nesse dia.
3. 3.Quem se inscreve no sistema antigo durante esta semana passa para o novo num ficheiro só com essas inscrições.

O primeiro dia desta semana é também o dia da mensagem aos membros. Ela diz três coisas: o que muda, quando, e o que cada pessoa tem de fazer.

Dia 20: avança ou adia

Dois dias antes, o dono decide. Adiar uma semana custa pouco. Mudar com os números errados custa um mês de correções e algumas conversas difíceis. Avança se as cinco respostas forem sim:

• O número de membros ativos é igual nos dois sistemas.
• Cada plano ativo no antigo tem um equivalente no novo, e cada pessoa sabe-se em qual fica.
• A renovação automática do sistema antigo está desligada, com confirmação por escrito.
• A conta de recebimento do sistema novo está ativa e testada com um pagamento real pequeno.
• As aulas dos dias 22 a 28 estão no sistema novo, com a lotação certa.

Se uma for não, a data passa para o início do ciclo seguinte. A mensagem aos membros sai outra vez, com a nova data.

Dia 22: o dia da mudança

De manhã cedo, antes da primeira aula, a lista é curta e segue esta ordem:

1. 1.Confirmar no sistema antigo que nenhuma cobrança saiu hoje.
2. 2.Ativar os planos que ainda não estão ativos no sistema novo.
3. 3.Definir o preço da aula avulsa, se o espaço vende aulas avulsas.
4. 4.Abrir o dia na receção: quem chega sem conta é marcado presente e recebe a ligação.
5. 5.Ao fim do dia, contar quem reservou, quem fez check-in e quem pagou.

Os três bloqueios do primeiro dia

Num sistema com regras, há três coisas que impedem uma pessoa de reservar no dia 22. Convém sabê-las antes de alguém as descobrir na receção.

• Sem plano. Quem ficou fora da atribuição não tem direito a reservar. Com preço de aula avulsa, pode reservar pagando a aula.
• Plano à espera de pagamento. Se a cobrança é feita na aplicação, o plano só fica ativo quando o pagamento entra.
• Termo por assinar. Depois de publicado, o termo pede-se a toda a gente, incluindo quem treina no espaço há anos.

Dias 23 a 30: a primeira semana

A primeira semana serve para fechar o que ficou aberto. Três listas chegam:

• Quem tem cobranças por pagar, com o nome, o valor e o telefone.
• Quem foi convidado e ainda não entrou.
• Os emails que não chegaram, convites incluídos.

O que ficou por pagar no sistema antigo cobra-se lá. Assim, cada período fica inteiro num sistema só. No fim do dia 30, cancela o acesso ao sistema antigo, mas guarda a exportação completa.

Uma semana a ler os dois sistemas, e a reservar e cobrar só num.

Quem faz o quê

Os erros que tornam uma mudança cara

• Mudar no dia da renovação sem desligar a renovação antiga. É o erro que cobra duas vezes.
• Deixar os dois sistemas a funcionar um mês inteiro. Cada um começa a ter uma verdade diferente.
• Importar toda a gente que alguma vez treinou. Quem saiu há anos recebe um convite que não pediu.
• Avisar os membros no próprio dia. Quem não leu a mensagem descobre a mudança à porta.
• Cancelar o sistema antigo antes de ter a exportação completa guardada.

Como isto funciona na Rummo

A importação de membros está em todos os planos da Rummo. O ficheiro pode trazer o plano de cada pessoa e as datas. No ecrã, cada plano do ficheiro liga-se a um plano do espaço, e entra já pago, sem cobrança. Quem já existe no espaço não se duplica: completam-se os campos vazios.

Para atribuir planos depois, há a atribuição em massa, até duzentas pessoas de cada vez. Antes de confirmar, o ecrã mostra quanto isso soma por período e pede o número de pessoas. Um pack a meio atribui-se pessoa a pessoa, e acerta-se o número de aulas com o motivo escrito.

Quem entra pela ligação do espaço com o email do ficheiro fica com a ficha que já tinha. O painel mostra as cobranças por pagar há mais de sete dias. Mostra também os convites por aceitar há mais de uma semana.

Os membros pagam na aplicação por cartão, MB Way, referência Multibanco ou débito direto SEPA, ou pagam no espaço. Mensalidades, packs e pagamentos online estão nos planos pagos.

A página sobre mudar para a Rummo junta estes passos num só sítio. Mudar para a Rummo

Uma folha de Excel ou um CSV entra em três passos, e vês cada linha antes de gravar. Gestão de membros