Software de gestión para clubes de running
Un software de gestión para clubes de running pone en orden el propio club: socios y cuotas que se renuevan, descargos firmados, y entrenadores con sus roles. También envía avisos, muestra quién ha dejado de venir y suma el dinero. Los entrenamientos y las reservas tienen su propia guía de compra, y esta trata de la organización que los rodea.
En este artículo · 9 secciones
- 1.Qué supone gestionar un club de running
- 2.Socios y cuotas que se renuevan
- 3.El descargo de responsabilidad, firmado antes del primer entrenamiento
- 4.Los entrenadores y el equipo, cada uno con su rol
- 5.Avisos y notificaciones
- 6.Quién ha dejado de venir
- 7.Las cuentas y los informes
- 8.Cuándo dejar la hoja de cálculo y el grupo de mensajes
- 9.Preguntas frecuentes
Qué supone gestionar un club de running
Un club puede pasar de un grupo de amigos a una organización con dinero, personas y obligaciones. El trabajo cambia con él, aunque los entrenamientos sigan igual.
- Socios: quién forma parte, desde cuándo y con qué plan.
- Cuotas: qué se renueva, qué está pendiente y qué ha entrado.
- Descargos: quién ha firmado, y si sigue siendo válido.
- Equipo: quién entrena, quién cobra y quién ve qué.
- Comunicación: lo que todo el mundo tiene que saber, en un solo sitio.
- Seguimiento: quién ha dejado de venir, mientras aún hay tiempo de llamar.
- Cuentas: cuánto ha entrado este mes, y de quién.
Lo que el software tiene que hacer en cada entrenamiento, del punto de encuentro a las inscripciones, está en la guía de compra. Software para clubes de running: qué tiene que hacer
Socios y cuotas que se renuevan
Cada socio tiene una ficha con su plan, sus asistencias y sus pagos. Quien tiene permiso la abre en el móvil.
Una cuota que se renueva crea el periodo siguiente y emite el cobro el día en que acaba el anterior. Solo lo hace el plan marcado como renovable, y por defecto nada se renueva.
En los planes de pago, los socios pagan con tarjeta o domiciliación SEPA, y el dinero va a la cuenta del club. En Lite, los pagos se registran a mano.
Los socios entran desde un archivo CSV, en todos los planes. Antes de importar, la pantalla dice lo que va a hacer.
El descargo de responsabilidad, firmado antes del primer entrenamiento
Correr por la calle tiene sus riesgos. El club necesita saber de lesiones y problemas de salud antes del primer entrenamiento, y el descargo registra lo que la persona declaró, con fecha.
En Rummo, el descargo se firma en el móvil, en los planes de pago. El club decide cuánto tiempo vale una firma.
Lo que hay en un descargo es información de salud. Lo lee quien lo necesita para dirigir un entrenamiento con seguridad, y nadie más.
Lo que debe decir un descargo, y cuánto vale, tiene su propia guía. Descargo de responsabilidad en el gimnasio
Los entrenadores y el equipo, cada uno con su rol
Un club con más de un entrenador tiene que decidir quién ve qué. Las notas de salud y los pagos no tienen por qué estar abiertos a todos los que dirigen un entrenamiento.
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| Rol | Qué hace |
|---|---|
| Dueño | Todo, incluido el dinero y quién entra en el equipo. |
| Gestor | Lleva el día a día. No toca la cuenta de cobro ni transfiere el club. |
| Head coach | Entrena y puede dirigir cualquier entrenamiento del club, no solo los suyos. No monta horarios ni ve las finanzas. |
| Coach | Dirige sus entrenamientos: asistencias, resultados y el plan. |
| Recepción | Da de alta, registra entradas y cobra. No programa entrenamientos. |
| Finanzas | Solo el dinero: cobros, pagos y devoluciones. |
Cada persona del equipo tiene su propia cuenta. La misma persona puede entrenar en tu club y ser socia en otro sitio.
Avisos y notificaciones
Un aviso va solo a los socios, solo al equipo, o a los dos. Llega a la app y por email, y cada socio puede desactivar los emails.
Las reservas, las cancelaciones y una plaza liberada de la lista de espera tienen su propia notificación. Un entrenamiento cancelado o movido, también.
Las campañas segmentadas, para escribir solo a un grupo de socios, llegarán pronto.
Hola a todos. A partir del [fecha], los entrenamientos del club se reservan en la app.
Cada entrenamiento muestra el punto de encuentro, la hora de salida y las plazas que quedan.
Para entrar: [enlace]. Se instala desde el navegador, sin pasar por la tienda de apps.
Este grupo se queda para hablar. Los cambios de entrenamiento y de punto de encuentro van a la app.
Quién ha dejado de venir
Quien se aleja de un club casi nunca cancela nada. Deja de aparecer, y en un grupo grande el hueco se ve mal.
Quien no entrena desde hace 7, 14 o 30 días aparece en la lista de seguimiento, con su nombre y su teléfono. La llamada está a un toque.
La misma lista muestra los planes a punto de terminar, las pruebas que no acabaron en alta y las ausencias seguidas. Está en todos los planes.
Las razones por las que la gente se va, y lo que se puede hacer antes, están en otra guía. Por qué se da de baja un socio
Las cuentas y los informes
El dinero de un club viene de las cuotas, los bonos y las inscripciones a las carreras. Cuando cada uno vive en un sitio distinto, el mes cierra con tres listas que cuadrar.
En los planes de pago, el panel financiero muestra lo que ha entrado y quién debe. Los informes cubren el periodo que elijas, y los datos se exportan en CSV.
Los informes avanzados llegarán pronto. No se emiten facturas: cada pago queda registrado, y la factura sale de tu propio programa de facturación.
Cuándo dejar la hoja de cálculo y el grupo de mensajes
Una hoja de cálculo y un grupo de mensajes bastan para un club pequeño. Empiezan a costar tiempo cuando el mismo dato vive en dos sitios.
- Un entrenamiento se llena, y lo sabes contando respuestas en el grupo.
- Alguien pregunta si ya ha pagado, y abres el extracto del banco para responder.
- Una carrera necesita inscripciones y pagos de gente de fuera del club.
- Llega un segundo entrenador, y las notas de salud empiezan a circular por mensajes.
- Cambia el punto de encuentro, y parte del grupo va al antiguo.
Cambiar no obliga a cerrar el grupo. El grupo se queda para charlar, y los entrenamientos, las cuotas y las inscripciones pasan a la app.
Lite es gratis hasta 10 socios activos. Pro añade las cuotas, las inscripciones de pago y los pagos online.
La página del club de running muestra el plan con el que empieza un club y la primera semana de puesta en marcha. Software para clubes de running
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es un software de gestión para clubes de running?
- Gestiona el club como organización: socios y cuotas que se renuevan, descargos, el equipo con roles, avisos, seguimiento e informes. Los entrenamientos y las reservas están en la misma app.
- ¿Un entrenador ve los pagos de los socios?
- Con el rol de Coach, no. Un coach ve las asistencias, los resultados y el plan de sus entrenamientos. El dinero es cosa del dueño, el gestor y finanzas, y recepción puede cobrar.
- ¿Los socios tienen que descargar una app de la tienda?
- No. La app se instala desde el navegador, en iPhone y Android, y no está en las tiendas de apps. Está en portugués por ahora.
- ¿Puedo importar los socios desde una hoja de cálculo?
- Sí. Los socios entran desde un archivo CSV en todos los planes, y la pantalla dice lo que va a pasar antes de importar.
- ¿Rummo emite facturas?
- Todavía no. Cada pago queda registrado en Rummo, y la factura sale de tu propio programa de facturación.
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
Revisado el
La ficha de cada socio, en un solo sitio.
Plan, uso, asistencias y pagos en la misma ficha. El descargo de responsabilidad se firma en la app.
Lite es gratis hasta 10 socios activos, sin tarjeta y sin plazo. Pro se prueba 14 días, también sin tarjeta.