Cómo montar el horario de clases de un gimnasio

Las horas son de quien entrena

Quien entrena en grupo encaja el entrenamiento entre dos compromisos. Hay tres franjas: antes del trabajo, a la hora de comer y después del trabajo.

La franja de la tarde es la más disputada y la más corta. Entre el final de la jornada y la hora de cenar, caben dos clases.

Una clase a las 15:00 en un sitio donde nadie trabaja a turnos no se llena por ser una buena clase.

Empieza por la hora punta, y luego el resto del día

La hora punta lo decide todo lo demás: cuántos entrenadores necesitas, qué material tiene que estar libre y si la sala da de sí. Móntala primero y el resto del día se ordena a su alrededor.

1. 1.Elige la hora punta y llénala. Si la de las 18:30 se llena, la siguiente pregunta es si también se llena la de las 19:30, y no si abrir la de las 15:00.
2. 2.Duplica antes de repartir. Dos clases seguidas en la franja de la tarde valen más que una clase nueva a media tarde.
3. 3.Solo entonces ocúpate de las horas flojas. Y ocúpate con otro tipo de clase, en lugar de la misma clase a una hora peor.

Qué hacer con las horas flojas

Entre las 10:00 y las 16:00 hay sala, podría haber un entrenador libre y la misma gente no pide clases. La respuesta es cambiar a quién sirve la clase.

• Quien trabaja a turnos, quien teletrabaja y los jubilados entrenan a horas en que nadie más lo hace.
• Un plan más barato que solo abre las horas flojas las llena sin quitarle la plaza a nadie. Y sin bajar el precio de la hora punta.
• Una sesión libre sin entrenador, con la sala abierta y las plazas contadas, te cuesta la sala y nada más.

La semana tipo, y lo que la rompe

Un horario que se repite se escribe una vez y genera las semanas siguientes. Lo que rompe la idea son las excepciones, y siempre aparecen tres:

• Los festivos. Un festivo es un día que sale de la semana, y las clases de ese día tienen que salir con él.
• Las vacaciones de los entrenadores. Una clase sin entrenador asignado sigue existiendo, y es mejor verla sin asignar que enterarse el mismo día.
• El verano. Si la semana cambia de forma en agosto, eso es un horario con fecha de inicio y de fin, que es mejor que veinte excepciones.

Cuándo mover una clase

Una clase con tres personas durante dos meses difícilmente está creciendo poco a poco. Con los números de asistencia delante, la decisión de moverla lleva tres minutos. Sin ellos, se aplaza un año.

Antes de quitarla, prueba a moverla media hora. Una clase vacía puede estar a treinta minutos de una hora que funciona, y quienes van te pueden decir cuál.

Y cuando la muevas, avisa por su nombre a quienes reservaban esa clase. Una clase que desaparece del horario sin aviso es la forma más fácil de perder a las tres personas que todavía iban.

Qué hacer el lunes por la mañana

Antes de tocar ninguna hora, dedica quince minutos a los números de la semana pasada.

1. 1.Apunta la asistencia de cada clase de la semana pasada, por hora. Deja de lado el aforo y las reservas: cuenta quién estuvo en la sala.
2. 2.Marca las tres clases con menos gente. Para cada una, pregúntate si el problema es la hora o la clase.
3. 3.Antes de quitar ninguna, pregunta a quienes van a qué hora podrían venir. Son tres y van a contestar todos.