Como montar o horário de aulas de um ginásio
Um horário de aulas monta-se a partir de três janelas do dia. Antes do trabalho, ao almoço e depois do trabalho. Começa-se pela hora de ponta, duplica-se antes de alargar, e as horas vazias recebem outro tipo de aula. A semana tipo escreve-se uma vez.
As horas não são tuas, são delas
Quem treina em grupo encaixa o treino entre duas obrigações. Há três janelas: antes do trabalho, à hora de almoço, e depois do trabalho.
A janela da noite é a mais disputada e a mais curta. Entre o fim do trabalho e a hora de jantar cabem duas aulas.
Uma aula às 15:00 num sítio onde ninguém trabalha por turnos não enche por ser boa aula.
Começa pela hora de ponta, e não pelo dia
A hora de ponta é a que decide tudo o resto: quantos coaches precisas, que material tem de estar disponível, e se a sala chega. Monta-a primeiro e o resto do dia arruma-se à volta dela.
- 1.Escolhe a hora de ponta e enche-a. Se as 18:30 enchem, a pergunta seguinte é se as 19:30 também enchem, e não se as 15:00 abrem.
- 2.Duplica antes de alargar. Duas aulas seguidas na janela da noite valem mais do que uma aula nova a meio da tarde.
- 3.Só depois trata das horas vazias. E trata-as com um tipo de aula diferente, não com a mesma aula a uma hora pior.
O que fazer com as horas mortas
Entre as 10:00 e as 16:00 há sala, há coach possível e não há procura da mesma gente. A resposta não é insistir na mesma aula: é mudar quem ela serve.
- Quem trabalha por turnos, quem trabalha de casa e quem está reformado treinam a horas em que mais ninguém treina.
- Um plano mais barato que só abre as horas vazias enche-as sem tirar um lugar a ninguém. E sem baixar o preço da hora de ponta.
- Uma sessão sem coach, com a sala aberta e lugares contados, custa-te a sala e mais nada.
A semana tipo, e o que a faz partir-se
Um horário que se repete escreve-se uma vez e gera as semanas seguintes. O que parte esta ideia são as exceções, e há três que aparecem sempre:
- Os feriados. Um feriado não é uma semana nova: é um dia que sai, e as aulas desse dia têm de sair com ele.
- As férias de quem dá as aulas. Uma aula sem coach atribuído continua a existir, e é melhor vê-la sem ninguém do que descobri-lo no dia.
- O verão. Se a semana muda de forma em agosto, isso é um horário com data de início e de fim, e não vinte exceções.
Quando mudar uma hora
Uma aula com três pessoas há dois meses não é uma aula a crescer devagar. Com o número de presenças à frente, a decisão de a mudar leva três minutos. Sem ele, adia-se durante um ano.
Antes de a matar, vale mexer-lhe meia hora. Uma aula vazia pode estar a trinta minutos de uma hora que serve, e quem lá vai sabe dizer qual é.
E quando mudas, avisa quem reservava essa aula, pelo nome. Uma aula que desaparece do horário sem aviso é a forma mais fácil de perder as três pessoas que ainda lá iam.
O que fazer na segunda de manhã
Antes de mexer numa hora, passa quinze minutos com os números da semana passada.
- 1.Escreve as presenças de cada aula da semana anterior, por hora. Não a lotação, não as reservas: quem esteve na sala.
- 2.Marca as três aulas com menos gente. Para cada uma, pergunta se o problema é a hora ou se é a aula.
- 3.Antes de matar qualquer uma, pergunta a quem lá vai a que horas é que conseguia vir. São três pessoas e respondem todas.
Perguntas frequentes
- Quantas aulas por dia deve ter um espaço pequeno?
- Menos do que parece. Vale mais ter quatro aulas cheias do que sete com metade da sala: o coach custa o mesmo nas duas, e uma sala a meio lê-se como um sítio vazio.
- Devo abrir ao sábado?
- Depende de quem treina contigo. Ao sábado ninguém tem de voltar a correr para o trabalho, e cabe uma aula mais longa ou diferente. Começa pela manhã, e mede antes de abrir a tarde.
- Com que antecedência devem abrir as reservas?
- O suficiente para as pessoas planearem a semana, e não tanto que as reservas fiquem feitas por hábito. Uma semana à frente é um bom ponto de partida, e obriga a que a lista de espera ande.
- Vale a pena mudar o horário todo de uma vez?
- Só quando o motivo é claro e se explica numa frase. Uma mudança grande sem motivo visível põe toda a gente a refazer a rotina ao mesmo tempo. É aí que se perde quem estava indeciso.
Equipa Rummo
Quem escreve faz a Rummo, software de gestão para ginásios, boxes e estúdios: aulas, reservas, membros e pagamentos.
Revisto a
A semana tipo escreve-se uma vez.
Cada aula tem lotação, coach e lista de espera. As pessoas reservam e cancelam no telemóvel, dentro do prazo que definires.
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