Funcionalidades clave de un software para gimnasios

Deciden siete líneas, y el aforo va primero

Un software de gestión tiene clases, socios, pagos e informes. No todas las partes cuestan lo mismo cuando fallan. Por orden de daño:

1. 1.Un aforo que no se puede superar. Una clase con gente de más le cuesta a un entrenador la tarde y la confianza de quien está dentro.
2. 2.El derecho a reservar. Quién puede ocupar una plaza es otra pregunta distinta de quién ha pagado.
3. 3.Un horario recurrente con fecha de inicio y de fin. La semana tipo se escribe una vez y genera las siguientes.
4. 4.Una lista de espera que promociona sola. Una cancelación a las 22:40 tiene que ser una plaza ocupada antes de las 07:00.
5. 5.Una ficha por persona. Plan, asistencia, pagos, notas y etiquetas en la misma página.
6. 6.Cobros con los métodos que usa tu país. Eso es tarjeta y domiciliación, más cualquier método local que esperen los socios.
7. 7.La ocupación por hora junto a la asistencia. Son dos cuentas distintas, y solo juntas te dicen qué hacer con el horario.

El aforo lo tiene que hacer cumplir lo que escribe la reserva. La pantalla que enseña el botón no puede hacerlo sola. En las clases de las 07:00, dos personas reservando la última plaza en el mismo segundo es un martes cualquiera.

Y no hay un solo aforo. Una clase de funcional de doce, una de Pilates reformer de seis y una de yoga de veinte caben en el mismo horario la misma semana. El límite es del tipo de clase, porque lo deciden la sala y su material.

La prueba en la demo: dos móviles, la misma última plaza, a la vez. Si los dos consiguen la plaza, la clase tiene trece personas para doce remos.

Quién puede reservar y quién ha pagado son dos preguntas

Un pago es dinero que cambia de manos. Un plan es lo que vendes. El derecho a reservar es poder ocupar una plaza hoy, y es lo único de los tres que debe comprobar una reserva.

Juntar los tres en un solo campo de la ficha funciona mientras todos tienen la misma cuota. Luego llega el atleta con cuota y diez sesiones pendientes en un bono. Luego llega alguien de baja por lesión, que conserva su historial sin conservar el derecho a reservar.

Y está quien viene un solo día, paga una clase suelta y no tiene plan ninguno. Un bono de diez sesiones válido sesenta días es un derecho con fecha de fin. Por separado, estos casos dejan de ser arreglos a mano a final de mes.

El horario se repite, y un día termina

Un horario no es una lista de eventos. Es una forma que se repite, con excepciones y un final. Seis clases al día, cinco días a la semana, son treinta clases. En un año son más de mil quinientas, para un horario que cambia dos o tres veces.

La fecha de fin es la mitad que se escapa en una comparación. Un horario de septiembre a julio tiene que pararse solo en julio. Sin fecha de fin, alguien borra una a una las clases de agosto el día antes de cerrar por vacaciones.

La lista de espera tiene que avanzar sola

Una lista de espera que necesita a alguien para promocionar es solo una lista. Lo que la convierte en cola es lo que pasa de madrugada, cuando nadie mira el teléfono del centro.

La cuenta es rápida. Cuatro cancelaciones tardías a la semana, con clases sueltas a 10 €, son 40 € semanales en plazas vacías. En una temporada de cuarenta semanas, son 1600 €.

Una cola útil promociona en cuanto alguien cancela, y manda un email a quien subió. El aviso es lo que separa una plaza ocupada de una plaza ocupada solo sobre el papel.

Una ficha por persona, en lugar de cinco sitios

La información de un socio acaba viviendo en cinco sitios. La hoja de cálculo, el email, el grupo de mensajes, la libreta de recepción y la memoria de quien lleva más tiempo. Cada uno acierta en una parte y está desfasado en otra.

Una ficha solo lo arregla cuando todo está en la misma página: el plan, la asistencia, los pagos, las notas y las etiquetas. El descargo de responsabilidad firmado también vive ahí. El check-in con QR registra la asistencia sin que nadie escriba nada en papel.

La prueba es la pregunta de recepción. Alguien llega y pregunta cuántas sesiones le quedan en el bono. La respuesta tiene que salir en una pantalla, con una mano, antes de que empiece la clase.

Cobrar con los métodos que usa el país

Los socios pagan el gimnasio con tarjeta, por domiciliación o con un método local que les ofrece su banco. Un sistema que solo acepta tarjetas devuelve ese trabajo a recepción, en forma de transferencias que comprobar a mano.

Rummo cobra por los cuatro métodos a través de la pasarela de pagos, y el dinero entra en la cuenta del centro. El panel de finanzas muestra quién tiene un pago pendiente, con el importe y un botón para cobrar.

Falta una pieza, y es mejor saberlo antes de decidir. Rummo todavía no emite facturas. Las facturas siguen saliendo del programa de facturación que ya usas.

La ocupación por hora junto a la asistencia

Son dos cuentas, y responden a preguntas distintas. La ocupación por hora te dice cuántas plazas se reservaron a las 07:00, a las 12:15 y a las 19:00. La asistencia te dice cuántas de esas plazas se usaron de verdad.

Diez reservas en doce plazas parece una clase sana. Si vinieron siete personas, la sala estuvo poco más que a la mitad. Y tres plazas se le cerraron a gente que quería entrar.

Juntas, las dos cuentas cambian el horario. Una hora llena y con buena asistencia pide una segunda clase. Una hora a medio aforo durante seis semanas pide otra hora, u otro tipo de clase.

Lo que pesa menos de lo que parece

Algunas filas ocupan sitio en una tabla comparativa y no cambian nada en la semana:

• El número de gráficos. Los números que miras cada semana son pocos: a quién falta cobrar, qué horas se llenan y quién lleva tres semanas sin venir.
• La marca en la app. Lo que cuenta es si quien entrena puede reservar desde el móvil en dos toques. La app del atleta de Rummo se abre en el navegador del móvil, y no hay app nativa en las tiendas.
• El número de integraciones. Cuenta las que estarían encendidas el primer mes.
• El recuento de funcionalidades. Cuarenta filas con un visto verde no te dicen cuál impide la reserva de más en la clase de las 19:00.

Rummo tampoco lo tiene todo. Las campañas segmentadas y la facturación certificada todavía no existen, y no hay app nativa en las tiendas. Las siete de arriba sí existen.

Montas la semana una vez y genera las siguientes, con el aforo de cada clase y lista de espera. Software de reservas de clases