Funcionalidades essenciais de um software de ginásio

Sete linhas decidem, e a lotação é a primeira

Um software de gestão tem aulas, membros, pagamentos e relatórios. As partes não custam o mesmo quando falham. Por ordem do estrago:

1. 1.Lotação que não é ultrapassada. Uma aula com gente a mais custa o serão de um coach e a confiança de quem lá está.
2. 2.Direito a reservar. Quem pode ocupar um lugar é uma pergunta diferente de quem pagou.
3. 3.Horário recorrente com data de início e de fim. A semana tipo escreve-se uma vez e gera as seguintes.
4. 4.Lista de espera que promove sozinha. Um cancelamento às 22:40 tem de virar lugar ocupado antes das 07:00.
5. 5.Uma ficha por pessoa. Plano, presenças, pagamentos, notas e etiquetas na mesma página.
6. 6.Cobrança com os meios que o país usa. MB Way, Multibanco, cartão e débito direto.
7. 7.Ocupação por hora ao lado da comparência. São duas contas, e só juntas dizem o que fazer ao horário.

A lotação tem de ser travada por quem escreve a reserva, não pelo ecrã que mostra o botão. Duas pessoas a reservar o último lugar no mesmo segundo não é um caso raro nas aulas das 07:00. É terça-feira.

E a lotação não é uma só. Um funcional de doze, um Pilates de reformer de seis e um yoga de vinte cabem no mesmo horário da mesma semana. O limite pertence ao tipo de aula, porque quem manda é a sala e o material que lá está.

O teste da demonstração: dois telemóveis, o mesmo último lugar, ao mesmo tempo. Se os dois ficarem com o lugar, a aula tem treze pessoas para doze remos.

Quem pode reservar e quem pagou são duas perguntas

Um pagamento é dinheiro que mudou de mãos. Um plano é o que vendes. O direito a reservar é poder ocupar um lugar hoje, e é o único dos três que uma reserva devia consultar.

Juntar os três num campo da ficha funciona enquanto toda a gente tiver a mesma mensalidade. Depois aparece o atleta com mensalidade e um pack de dez a sobrar. Aparece quem está parado por lesão e mantém o histórico sem manter o direito.

E aparece o visitante de um dia, que paga drop-in e não tem plano nenhum. Um pack de dez com validade de sessenta dias é um direito com data marcada. Separados, estes casos deixam de ser correções à mão no fim do mês.

O horário repete-se, e um dia acaba

Um horário não é uma lista de eventos. É uma forma que se repete, com exceções e com fim. Seis aulas por dia, cinco dias por semana, são trinta aulas. Num ano são mais de mil e quinhentas, para um horário que muda duas ou três vezes.

A data de fim é a metade que passa despercebida numa comparação. Um horário de setembro a julho tem de parar em julho sozinho. Sem data de fim, alguém apaga as aulas de agosto uma a uma na véspera de fechar para férias.

A lista de espera tem de andar sozinha

Uma lista de espera que precisa de alguém para promover é uma lista, e não uma fila. O que a distingue é o que acontece de madrugada, quando ninguém está a ver o telemóvel do espaço.

A conta faz-se depressa. Quatro cancelamentos tardios por semana, com drop-in a dez euros, são quarenta euros por semana em lugares que ficam vazios. Numa época de quarenta semanas, são mil e seiscentos euros.

Uma fila útil promove assim que alguém cancela e avisa por email quem subiu. O aviso é o que separa um lugar preenchido de um lugar preenchido no papel.

Uma ficha por pessoa, em vez de cinco sítios

A informação de um membro acaba a viver em cinco sítios. A folha de cálculo, o email, o grupo de mensagens, o caderno do balcão e a memória de quem lá está há mais tempo. Cada um está certo numa parte e desatualizado noutra.

Uma ficha só resolve isto quando tem tudo na mesma página: o plano, as presenças, os pagamentos, as notas e as etiquetas. O termo de responsabilidade assinado fica lá. O check-in por QR escreve a presença sem ninguém apontar nada num papel.

O teste é a pergunta do balcão. Alguém chega e pergunta quantas sessões lhe faltam do pack. A resposta tem de aparecer num ecrã, com uma mão, antes de a aula começar.

Cobrar com os meios que o país usa

Em Portugal, quem paga um ginásio paga por MB Way, por Multibanco, por cartão ou por débito direto. Um sistema que só aceita cartão devolve esse trabalho ao balcão, em transferências para conferir à mão.

A Rummo cobra pelos quatro meios através do processador de pagamentos, e o dinheiro entra na conta do espaço. No painel financeiro está quem tem pagamento por regularizar, com o valor e um botão para cobrar.

Falta uma peça, e é melhor sabê-la antes de decidir. A faturação portuguesa automática ainda não existe aqui. As faturas continuam a sair do programa de faturação que já usas.

Ocupação por hora ao lado da comparência

São duas contas e respondem a perguntas diferentes. A ocupação por hora diz quantos lugares foram reservados às 07:00, às 12:15 e às 19:00. A comparência diz quantos desses lugares foram mesmo usados.

Dez reservas em doze lugares parece uma aula saudável. Se apareceram sete pessoas, a sala esteve a pouco mais de metade. E três lugares ficaram fechados a quem queria entrar.

Juntas, as duas contas mexem no horário. Uma hora cheia e com boa comparência pede uma segunda aula. Uma hora a metade da lotação durante seis semanas pede outra hora, ou outro tipo de aula.

O que pesa menos do que parece

Há linhas de tabela que ocupam espaço na comparação e não mudam nada na semana:

• O número de gráficos. Os números que se olham todas as semanas são poucos: quem está por cobrar, que horas enchem e quem não aparece há três semanas.
• A marca na aplicação. O que conta é se quem treina reserva do telemóvel em dois toques. A app do atleta da Rummo abre no telemóvel pelo navegador, e não há aplicação nativa nas lojas.
• O número de integrações. Conta as que ficariam ligadas no primeiro mês.
• Contagem de funcionalidades. Quarenta linhas com visto verde não dizem qual delas trava a reserva a mais na aula das 19:00.

A Rummo também não tem tudo. Campanhas segmentadas e faturação certificada ainda não existem, e não há aplicação nativa nas lojas. As sete de cima existem.

A semana tipo escreve-se uma vez e gera as seguintes, com a lotação de cada aula e lista de espera. Horários e marcação de aulas