Guía 6 de 10 para abrir un gimnasio · Montar
El horario de clases de un gimnasio nuevo
El primer horario de un gimnasio nuevo debe tener menos clases de las que parecen necesarias, todas a horas a las que tus socios pueden ir. El número sale de una cuenta: reservas esperadas por semana divididas entre las plazas que esperas llenar en cada clase. Las horas salen de lo que te dijeron tus primeros inscritos, no del horario de otro gimnasio. Después, añade una clase cuando aparezca lista de espera varias semanas seguidas. Esta guía trae la cuenta, las reglas para añadir y quitar clases, y dos mensajes listos para enviar.
En este artículo · 12 secciones
- 1.Cuántas clases dar la primera semana
- 2.Qué horas elegir
- 3.Un ejemplo de primer horario
- 4.El horario depende de tus coaches
- 5.La semana tipo y sus excepciones
- 6.Cuándo añadir una clase
- 7.Cuándo quitar o mover una clase
- 8.Dos mensajes listos para usar
- 9.Reglas de reserva para tu primer horario
- 10.Errores habituales en un primer horario
- 11.Cómo funciona en Rummo
- 12.Preguntas frecuentes
Cuántas clases dar la primera semana
El número de clases semanales sale de tres valores que ya conoces antes de abrir. Cuánta gente va a entrenar, cuántas veces por semana y cuántas plazas quieres llenar en cada clase.
Reservas ÷ plazas
- 1.Socios: cuenta a quienes pagaron o dejaron sus datos durante la preventa. No cuentes los «me gusta» de una publicación.
- 2.Clases por socio: usa los límites de los planes que vendiste. Alguien con dos clases a la semana cuenta como dos. Para los planes ilimitados, usa tu propia estimación y apúntala.
- 3.Plazas llenas: no es el aforo. Usa el número con el que una clase todavía funciona bien y no parece vacía.
| Valor (ejemplo) | Cuenta | Resultado |
|---|---|---|
| 40 socios de la preventa | 40 | |
| 2,5 clases por socio y semana | 40 × 2,5 | 100 reservas |
| 8 personas por clase, en una sala para 14 | 100 ÷ 8 | 12,5 |
| Clases la primera semana | redondear hacia arriba | 13 clases |
Trece clases a la semana pueden parecer pocas si te imaginabas un horario lleno. Pero trece clases de ocho valen más que veintiséis de cuatro. La sala tiene ambiente, el coach no está dando clase a tres personas y queda margen para crecer.
Añadir una clase que se llena es más fácil que quitar una que tres personas adoran.
Qué horas elegir
En el entrenamiento en grupo hay tres franjas a tener en cuenta: antes del trabajo, a mediodía y después del trabajo. Cuál pesa más depende de quién vive y trabaja cerca de ti. La forma más segura de saberlo es preguntar a quienes se inscribieron.
- En el formulario de la preventa, pide dos horas preferidas y una hora imposible.
- Cuenta las respuestas por hora y por día. Las horas más pedidas entran primero en el horario.
- Una hora con pocas peticiones se queda fuera al principio, aunque otro gimnasio la tenga.
- Pon la primera clase del sábado por la mañana. Es cuando mucha gente viene a probar.
Espacio entre clases
Dos clases seguidas del mismo tipo reparten a la gente en lugar de sumarla. Al principio, una clase llena a las 18:30 vale más que dos medio vacías a las 18:00 y a las 19:00. Cuando la de las 18:30 tenga lista de espera varias semanas, abre la segunda.
Un ejemplo de primer horario
Con las trece clases de la cuenta anterior, y con las respuestas de la preventa apuntando a primera hora y a la tarde, un primer horario podría ser así:
| Hora | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie | Sáb |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 07:00 | Clase | Clase | Clase | Clase | ||
| 10:00 | Clase | |||||
| 12:30 | Clase | Clase | Clase | |||
| 18:30 | Clase | Clase | Clase | Clase | Clase |
Fíjate en lo que este horario deja fuera: clases a las 18:00 y a las 19:30 junto a la de las 18:30. Son las primeras candidatas en cuanto la de las 18:30 empiece a tener lista de espera.
Pilates reformer y grupos reducidos
En un estudio con seis reformers, la cuenta usa seis plazas, no ocho. Cada clase extra cuesta una hora de instructor para pocas plazas. Así que la lista de espera aparece antes, y es la mejor señal para abrir otra franja.
Horas de uso libre
Las horas de uso libre, sin clase, sirven a quien no encaja en el horario. Usan la sala sin un coach dando clase. Funcionan bien con normas de uso claras y alguien responsable en el centro.
El horario depende de tus coaches
Un horario que no puedes cumplir cada semana es peor que uno corto. Antes de publicarlo, comprueba tres cosas:
- Cada clase tiene un coach con nombre y un sustituto con nombre.
- Ningún coach da la de las 07:00 y la de las 20:00 el mismo día, todos los días. Ese turno partido desgasta a la gente en pocas semanas.
- El dueño no está en todas las clases. Si lo está, el horario depende de una sola persona.
A quién contratar primero, con qué contrato y cómo pagarle se explica en una guía aparte. Contratar a tus primeros entrenadores
La semana tipo y sus excepciones
Un horario es una semana que se repite, con excepciones. Escribe la semana una vez y deja que el sistema genere las siguientes. Las excepciones, como festivos, una sesión especial o un coach de vacaciones, cambian solo ese día.
En las primeras semanas, no toques la semana tipo. La gente está creando hábitos, y un horario que cambia cada semana no le deja crear ninguno.
Festivos y temporadas de vacaciones
Decide antes de abrir qué pasa en un festivo: clases normales, horario de sábado o cerrado. Escribe la regla en la página del horario para no decidirla festivo a festivo.
En temporada de vacaciones, la demanda puede variar mucho de una semana a otra. Mira las reservas de las semanas anteriores y decide con dos semanas de antelación si juntas clases. Avisa a quienes van a las clases que cambian.
Cuándo añadir una clase
Añade cuando la demanda esté demostrada, no cuando una semana haya ido bien. Estas señales son reglas que eliges y apuntas tú, no cifras del mercado.
| Señal | Qué hacer |
|---|---|
| La misma clase tiene lista de espera tres semanas de cada cuatro | Abre una clase al lado, entre treinta y sesenta minutos antes o después |
| Muchas peticiones para una hora que no tienes | Pruébala durante seis semanas, y di que es una prueba |
| Una clase siempre se llena con la misma gente | Antes de abrir otra, sube el aforo si el material y el coach lo permiten |
Antes de subir el aforo hay tres límites que revisar: el espacio, el material y el coach. Cuántas plazas debe tener una clase
Cuándo quitar o mover una clase
Una clase nueva necesita tiempo. Dale seis semanas antes de decidir, y mira la media, no el peor día. Si sigue por debajo del mínimo que elegiste, tienes tres opciones:
- 1.Cambiar la hora. A veces el problema es la hora, no la clase.
- 2.Juntarla con una clase cercana, si la gente puede ir a la otra.
- 3.Cerrarla, con dos semanas de aviso y una alternativa para quienes venían.
Antes de cerrar, habla con los habituales. Tres personas fieles a una hora son tres personas que podrían irse si desaparece sin una conversación.
Dos mensajes listos para usar
Estamos montando el horario y queremos que encaje en tu semana.
¿Qué dos horas te vienen mejor? (primera hora, mediodía, después del trabajo, sábado por la mañana)
¿Hay alguna hora a la que nunca puedas venir?
¿Cuántas veces por semana piensas entrenar?
¡Hola! A partir del [fecha], la clase del [día] a las [hora] pasa a las [nueva hora].
La cambiamos porque [motivo breve, por ejemplo: la de las 19:00 ha tenido lista de espera].
Las reservas que ya tengas después de esa fecha pasan a la nueva hora. Si no te viene bien, cancela sin coste hasta el [fecha].
Si este cambio te complica la semana, responde a este email y buscamos una alternativa contigo.
Reglas de reserva para tu primer horario
Un horario nuevo necesita tres reglas de reserva desde el primer día. Empieza con reglas sencillas, iguales para todas las clases, y añade excepciones después.
| Regla | Un punto de partida | Por qué |
|---|---|---|
| Cuándo se abre la reserva | Siete días antes de la clase | La gente puede planificar su semana sin guardar plazas para un mes |
| Plazo de cancelación | Para las 07:00, la noche anterior. Para las demás clases, unas horas antes | Quien está en lista de espera necesita tiempo para ver el aviso y llegar |
| Tamaño de la lista de espera | La mitad del aforo, o menos | Una cola larga promete plazas que casi nunca se liberan |
Cómo elegir el plazo de cancelación y qué hacer con las ausencias está en una guía propia.
Errores habituales en un primer horario
- Copiar el horario de otro gimnasio. Sus horas son las de la gente que entrena allí.
- Abrir todas las horas posibles para parecer más grande. Las clases de tres desaniman a quien aparece.
- Cambiar el horario cada semana durante el primer mes. La gente aún no ha creado el hábito.
- Olvidar el hueco entre clases. Recoger el material y recibir al siguiente grupo lleva unos minutos.
- Depender del dueño para todas las clases. Funciona hasta la primera gripe.
Cómo funciona en Rummo
En Rummo, el horario se escribe como una semana tipo que genera las semanas siguientes. Cada clase tiene su propio aforo y su coach, y una excepción cambia solo ese día. Cuando una clase está llena, las nuevas reservas entran en una lista de espera que avanza sola cuando alguien cancela.
En los planes de pago, los informes muestran la ocupación por hora y por tipo de clase. Es el número que te dice dónde añadir una clase y dónde quitarla.
El horario, las reglas de reserva y la lista de espera están juntos en una página. Ver los horarios en Rummo
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas clases por semana debe dar un gimnasio nuevo?
- Las que salgan de la cuenta: socios por clases por socio y semana, divididos entre las plazas que esperas llenar por clase. Redondea hacia arriba, y rehaz la cuenta cada mes.
- ¿Es mejor tener muchas franjas o pocas clases llenas?
- Al principio, pocas clases llenas. Una sala con gente tiene ambiente y paga al coach. Añade franjas cuando aparezca lista de espera varias semanas seguidas.
- ¿Cómo sé qué horas elegir antes de abrir?
- Pregunta a quienes se inscribieron en la preventa. Pide dos horas preferidas y una imposible, y cuenta las respuestas por hora y día.
- ¿Cuánto debo esperar antes de quitar una clase vacía?
- Seis semanas es una prueba razonable para una clase nueva. Antes de cerrarla, prueba otra hora y habla con quienes vienen.
- ¿Debe abrir un gimnasio nuevo los fines de semana?
- Una clase el sábado por la mañana encaja con quien viene a probar y con quien trabaja por turnos. Revisa las respuestas de tu preventa antes de decidir.
- ¿Con cuánta antelación aviso de un cambio de horario?
- Dos semanas es un buen mínimo. Da el motivo, explica qué pasa con las reservas que ya existen y ofrece una alternativa a quien no pueda venir a la nueva hora.
- ¿Debo copiar el horario de un gimnasio que admiro?
- Úsalo para sacar ideas, no como plantilla. Sus horas son las de la gente que entrena allí. Las tuyas salen de lo que te digan tus propios inscritos.
Equipo Rummo
Lo escribe el equipo que hace Rummo, software de gestión para gimnasios, boxes y estudios: clases, reservas, socios y pagos.
Revisado el
¿Vas a abrir? Monta la semana antes del primer día.
Creas el centro, las clases y los planes, y quien llega reserva desde el móvil. Los 9 pasos de la primera semana llevan unos 31 minutos.
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