Horário de aulas de um ginásio novo: como montar

Quantas aulas abrir na primeira semana

O número de aulas por semana sai de três valores que já conheces antes de abrir. Quantas pessoas vão treinar, quantas vezes por semana, e quantos lugares queres ver ocupados em cada aula.

1. 1.Membros: conta quem já pagou ou deixou contacto na pré-venda. Não contes quem só pôs um gosto numa publicação.
2. 2.Aulas por membro: usa o limite dos planos vendidos. Quem comprou duas aulas por semana conta duas. Para planos sem limite, usa uma estimativa tua e escreve-a.
3. 3.Lugares ocupados: não uses a lotação. Usa o número de pessoas com que a aula ainda corre bem e não parece vazia.

Treze aulas por semana parecem poucas para quem imaginou um horário cheio. Mas treze aulas com oito pessoas são melhores do que vinte e seis com quatro. A sala tem energia, o coach não dá aula a três pessoas, e há espaço para crescer.

É mais fácil acrescentar uma aula que enche do que tirar uma de que três pessoas gostam.

Que horas escolher

Num espaço de aulas em grupo, há três janelas a considerar: antes do trabalho, à hora de almoço e ao fim do dia. Qual delas pesa mais depende de quem mora e trabalha perto de ti. A forma mais segura de saber é perguntar a quem se inscreveu.

• No formulário da pré-inscrição, pede duas horas preferidas e uma hora impossível.
• Conta as respostas por hora e por dia. As horas com mais pedidos são as primeiras do horário.
• Uma hora com poucos pedidos fica de fora no início, mesmo que outro espaço a tenha.
• Põe a primeira aula de sábado de manhã. É a hora em que muitos experimentam.

Como desenhar as três janelas do dia e o que fazer com as horas mortas está noutro artigo. Como montar o horário

Distância entre aulas

Duas aulas seguidas do mesmo tipo dividem as pessoas em vez de as somar. No início, prefere uma aula às 18:30 cheia a duas, às 18:00 e às 19:00, meio vazias. Quando a das 18:30 tiver fila várias semanas, abre a segunda.

Um primeiro horário de exemplo

Com as treze aulas da conta acima, e as respostas da pré-inscrição a apontar para manhã cedo e fim do dia, um primeiro horário pode ficar assim:

Repara no que este horário não tem: aulas às 18:00 e às 19:30 ao lado da das 18:30. Essas são as primeiras candidatas quando a das 18:30 começar a ter fila.

Pilates com máquinas e grupos pequenos

Num estúdio com seis máquinas, a conta usa seis lugares, e não oito. Cada aula a mais custa uma hora de instrutor para poucos lugares. Por isso, a lista de espera aparece mais cedo e é o melhor sinal para abrir outra hora.

Horas de treino livre

Horas de treino livre, sem aula, servem quem não encaixa no horário. Ocupam a sala sem um coach a dar aula. Funcionam bem quando há regras claras de uso e alguém responsável no espaço.

O horário depende dos coaches

Um horário que o espaço não consegue dar todas as semanas é pior do que um horário curto. Antes de publicar, confirma três coisas:

• Cada aula tem um coach e um substituto com nome.
• Nenhum coach dá a aula das 07:00 e a das 20:00 no mesmo dia, todos os dias. Esse turno partido cansa em poucas semanas.
• O dono não aparece em todas as aulas. Se aparece, o horário depende de uma pessoa só.

Quem contratar primeiro, com que contrato e como pagar está num guia próprio. Contratar treinadores para um ginásio novo

A semana tipo e as exceções

O horário é uma semana que se repete, com exceções. Escreve a semana uma vez e deixa o sistema gerar as seguintes. As exceções, como feriados, uma aula especial ou o coach de férias, mudam só o dia em causa.

Nas primeiras semanas, não mexas na semana tipo. As pessoas estão a criar hábitos, e um horário que muda todas as semanas não deixa criar nenhum.

Feriados e meses de férias

Decide antes de abrir o que acontece num feriado: aulas normais, horário de sábado, ou espaço fechado. Escreve a regra na página do horário, para não a decidires feriado a feriado.

Nos meses de férias, a procura pode mudar muito de semana para semana. Olha para as reservas das semanas anteriores e decide com duas semanas de antecedência se juntas aulas. Avisa quem vai às aulas que mudam.

Quando acrescentar uma aula

Acrescenta quando a procura está provada, e não quando uma semana correu bem. Estes sinais são regras para escolheres e escreveres, e não números do mercado.

Antes de subir a lotação, há três limites para olhar: o espaço, o material e o coach. Quantos lugares deve ter uma aula

Quando cortar ou mudar uma aula

Uma aula nova precisa de tempo. Dá-lhe seis semanas antes de decidir, e olha para a média e não para o pior dia. Se continuar abaixo do mínimo que escolheste, tens três opções:

1. 1.Mudar a hora. Às vezes o problema é a hora, e não a aula.
2. 2.Juntar a outra aula próxima, se as pessoas puderem ir à outra.
3. 3.Fechar, com duas semanas de aviso e uma alternativa para quem ia.

Antes de fechar, fala com quem vai. Três pessoas fiéis a uma hora são três pessoas que podem sair se a hora desaparecer sem conversa.

Duas mensagens prontas

As regras de reserva do primeiro horário

Um horário novo precisa de três regras de reserva desde o primeiro dia. Começa com regras simples, iguais para todas as aulas, e só depois cria exceções.

Como escolher o prazo de cancelamento e o que fazer a quem falta está num guia próprio.

Os erros mais comuns no primeiro horário

• Copiar o horário de outro espaço. As horas dele são das pessoas que treinam lá.
• Abrir todas as horas possíveis para parecer grande. Aulas com três pessoas desanimam quem vem.
• Mudar o horário todas as semanas no primeiro mês. As pessoas ainda não criaram hábito.
• Esquecer o tempo entre aulas. Arrumar o material e receber o grupo seguinte leva minutos.
• Contar com o dono em todas as aulas. Funciona até à primeira gripe.

Como isto funciona na Rummo

Na Rummo, o horário escreve-se como semana tipo e gera as semanas seguintes. Cada aula tem a sua lotação e o seu coach, e uma exceção muda só o dia em causa. Quando uma aula enche, quem reserva fica na lista de espera, que anda sozinha quando alguém cancela.

Nos planos pagos, os relatórios mostram a ocupação por hora e por tipo de aula. É o número que diz onde abrir mais uma aula e onde fechar.

O horário, as regras de reserva e a lista de espera estão juntos numa página. Ver os horários na Rummo