Software para un gimnasio nuevo: el día uno

Las cinco tareas del día uno

El software de gestión del gimnasio es el sistema que guarda tus socios, planes, horario, reservas y pagos. En un gimnasio nuevo, tiene que hacer cinco tareas antes de la primera clase. Cada una evita un problema concreto en la primera semana.

Las dos primeras pesan más de lo que parece. El aforo tiene que frenar la reserva en el momento en que se hace. Y el derecho a reservar tiene que salir del plan de cada persona, no de que alguien recuerde quién pagó.

Por qué el aforo y el derecho a reservar van primero se explica con más detalle en otro artículo. Lo que tiene que hacer un software de gestión

Lo que puede esperar a los primeros meses

Con diez o veinte socios, algunas funcionalidades solo añaden configuración. Déjalas hasta que haya un problema real que resuelvan.

• Informes avanzados. En los primeros meses basta con saber quién se apuntó, quién pagó y qué clases se llenan.
• Automatizaciones de marketing. Con un grupo pequeño, un mensaje que escribes tú funciona mejor que una secuencia automática.
• Una app nativa con tu logo. Los socios quieren reservar rápido, y una app web en el móvil lo hace.
• Tornos y lectores de tarjeta. Tienen sentido para un acceso libre sin personal. Con un coach en la sala, basta un check-in.
• Tienda y stock. Si vendes poco, apúntalo aparte hasta saber si merece la pena.

La pregunta para cada una es la misma: ¿qué problema tengo hoy que esto resuelve? Si la respuesta es «quizá dentro de un año», puede esperar un año.

Elige antes de abrir

Hay cuatro razones prácticas para decidir el software antes del día de apertura y no cuando ya tengas socios:

• Los socios aprenden una forma de reservar el primer día. Cambiar después es pedirles que aprendan otra.
• Los planes vendidos en preventa quedan registrados con las fechas correctas desde el principio.
• Los descargos firmados y los pagos viven en un solo sitio desde el primer socio.
• No hay datos que migrar, ni semanas con dos sistemas funcionando en paralelo.

Un calendario que funciona: elige el sistema entre seis y ocho semanas antes de abrir. Usa las dos semanas siguientes para configurarlo. Abre las inscripciones de la preventa dentro de él.

Si ya estás abierto y quieres cambiar, hay un plan de treinta días con fechas y mensajes para los socios. Cómo cambiar de software de gestión del gimnasio

Cómo configurarlo en dos semanas

1. 1.Datos del centro: nombre, dirección, logo, color y zona horaria.
2. 2.Planes: empieza con tres o cuatro. Una cuota ilimitada, una con límite semanal, un bono de clases y una clase suelta.
3. 3.Horario: dibuja una semana tipo y deja que el sistema genere las siguientes.
4. 4.Reglas de reserva: cuándo se abre la reserva, el plazo de cancelación y el tamaño de la lista de espera.
5. 5.Descargo: el texto que cada persona acepta antes de su primera clase.
6. 6.Pagos: abre tu cuenta de cobro y haz un cobro de prueba a ti mismo.
7. 7.Equipo: invita a tus coaches, cada uno solo con los permisos que necesita.
8. 8.Prueba final: da de alta a un amigo de principio a fin, en su móvil, sin ayuda.

El último paso es el que más enseña. Donde se atasque tu amigo se atascarán también tus primeros socios.

Para poner precio a esos planes, la cuenta empieza por lo que cuesta una hora de tu sala. Cuánto cobrar por la cuota

Lo que cambia de una disciplina a otra

Las cinco tareas son las mismas en todas partes. Lo que cambia es qué detalle pesa más, y eso conviene probarlo antes de firmar.

Lo que cuesta, y cómo comparar

El software de gimnasio tiene precios de formas distintas. Hay cuotas mensuales fijas, tramos por socios activos, precios por centro y una comisión sobre cada pago. Para un gimnasio nuevo, el modelo de precio importa tanto como la cifra.

• Los tramos por socios activos crecen contigo. Pagas poco mientras tienes pocos socios.
• Una comisión sobre cada pago crece con tu facturación, aunque el sistema haga el mismo trabajo.
• Las cuotas de alta y los contratos largos pesan más en un negocio que aún no sabe cuántos socios tendrá.

Pregunta siempre qué pasa con el precio cuando pasas de veinte a cien socios. Apunta la respuesta como importe mensual.

La prueba de treinta minutos

Una demo enseña lo que el vendedor elige enseñar. Una prueba que haces tú enseña lo que usarás cada día. Haz estos pasos durante una prueba gratuita, sin nadie al lado:

1. 1.Crea una cuota mensual y un bono de diez clases. Cronométralo.
2. 2.Crea la clase de las 07:00 de lunes a viernes, con doce plazas, de una sola vez.
3. 3.En un móvil, date de alta como socio, acepta el descargo y reserva.
4. 4.En un segundo móvil, intenta reservar esa misma última plaza.
5. 5.Cancela una reserva y comprueba si la primera persona de la lista de espera entra sola.
6. 6.Emite un cobro y págalo. Después búscalo en la lista de pagos.
7. 7.Exporta la lista de socios a una hoja de cálculo.

Si algún paso te obligó a pedir ayuda, imagínalo a las 06:45 con una clase a punto de empezar. Y fíjate en el último: tus datos tienen que poder salir del sistema cuando quieras.

Los errores más caros

• Elegir por número de funcionalidades. Sesenta a medio hacer valen menos que doce completas.
• Configurarlo todo el primer día. Empieza con pocos planes y pocas reglas, y añade cuando un caso real lo pida.
• Abrir con dos sistemas, uno para reservas y otro para pagos. Las dos listas dejan de coincidir en la primera semana.
• Dejar la facturación para más adelante sin un plan. Decide antes de abrir de dónde saldrán tus facturas.
• Probar solo en tu propio móvil. Tú ya sabes dónde están los botones, y los socios no.

Haz la preventa dentro del sistema

La preventa es la primera prueba del software con personas reales. Si se hace dentro del sistema, cada inscripción tiene el plan, la fecha de inicio y el pago correctos.

• Crea un plan de socio fundador que empiece el día de apertura. Quien compra pronto no pierde días.
• Pide el descargo y los datos de contacto al inscribirse, no en la puerta. La cola del día de apertura se acorta.
• Cobra a través del sistema, aunque sea solo una señal. Así la lista de quién pagó es la del sistema.
• Guarda a quien mostró interés y aún no ha comprado. Son los primeros a los que invitar a la clase de apertura.

El día de apertura, la lista de socios, los planes y los pagos ya están bien. La primera semana es para entrenar y conocer a la gente.

El plan de lanzamiento, desde ocho semanas antes hasta la semana de apertura, está en otro artículo. Plan de marketing para abrir un gimnasio

Datos personales desde el primer socio

El software guardará datos personales y a veces información de salud. Antes de abrir, comprueba tres cosas. Quién del equipo ve qué. Dónde se guardan los datos. Y cómo borras la ficha de alguien que se va y te lo pide.

Cómo funciona en Rummo

Rummo cubre las cinco tareas del día uno: planes y bonos, reservas con aforo y lista de espera, la ficha de cada socio y quién no ha pagado. El horario se escribe como una semana tipo y genera las semanas siguientes.

Los socios reservan en una app web en el móvil, sin instalar nada desde una tienda de aplicaciones. No hay app nativa. Las notificaciones llegan en la app y por email.

Los pagos con tarjeta y por domiciliación SEPA entran en tu propia cuenta de cobro. Rummo aún no emite facturas, así que las facturas salen de tu herramienta de contabilidad o facturación.

Los planes y el precio de apertura están en la página de precios. Ver los precios de Rummo

Montas la semana una vez y genera las siguientes, con el aforo de cada clase y lista de espera. Software de reservas de clases