Acolher novos membros: da 1.ª aula ao dia 14

O que é o acolhimento, e porque acaba ao dia 14

Acolhimento é o conjunto de passos que leva uma pessoa de «inscrevi-me» a «treino aqui às terças e quintas». Acaba quando ela tem um hábito: dias certos, uma hora certa e pelo menos uma cara conhecida na aula.

Catorze dias não é um número mágico. É um prazo curto o bastante para não deixar a pessoa sozinha, e longo o bastante para ela fazer quatro a seis aulas. Escolhe o teu prazo e mede-o sempre da mesma forma.

Antes da primeira aula

Tudo o que pode ser feito antes da aula deve ser feito antes. Assim, a primeira aula é para treinar, e não para preencher papéis à porta.

1. 1.Ficha: nome, contacto, contacto de emergência e data de nascimento.
2. 2.Termo de responsabilidade e regras do espaço, aceites no telemóvel.
3. 3.Questionário de saúde antes de começar, como o PAR-Q+.
4. 4.Objetivo e experiência: o que quer e há quanto tempo não treina.
5. 5.Primeira aula reservada, numa hora com um coach que sabe que ela vem.

O PAR-Q+ é um questionário de prontidão para a atividade física, pensado para qualquer pessoa. Começa com perguntas gerais de saúde. Uma resposta afirmativa leva a perguntas de seguimento e, em alguns casos, à recomendação de falar com um profissional de saúde. O espaço não interpreta o resultado clínico: usa-o para saber quando pedir essa conversa antes de começar.

O que o termo deve dizer, quando se assina e quem o pode ler está num artigo próprio. Termo de responsabilidade num espaço de treino

A primeira aula, minuto a minuto

A segunda aula marca-se antes de a pessoa sair da primeira.

A segunda aula é o passo que mais depende de ti. Na primeira, a pessoa veio por curiosidade. Na segunda, vem porque decidiu voltar, e uma reserva feita na hora ajuda essa decisão.

O que o coach precisa de saber antes

O coach deve abrir a lista da aula e ver quem vem pela primeira vez, com o nome e a nota de lesão, se houver. Uma pessoa recebida pelo nome sente que era esperada.

Os primeiros 14 dias

Três contactos chegam, desde que sejam pessoais e curtos. Mais do que isso começa a parecer uma campanha.

Se a pessoa não reservou nenhuma aula durante sete dias, não esperes pelo dia 14. Liga nesse dia. A pergunta é simples: o horário está a funcionar para ti?

A semana da abertura: muita gente nova ao mesmo tempo

Num espaço que abre, quase toda a gente faz a primeira aula na mesma semana. O plano acima continua a valer, mas precisa de ajustes.

• Limita o número de estreantes por aula. Se a aula tem doze lugares, decide quantos podem ser primeira aula.
• Põe um segundo coach nas aulas mais cheias da primeira semana, só para acompanhar quem começa.
• Faz sessões de fundamentos em grupo pequeno antes das aulas normais.
• Divide os contactos do dia 2 pelos coaches, para ninguém escrever cinquenta mensagens numa noite.
• Escreve os nomes de quem veio e quando. Sem registo, o dia 14 de cada pessoa perde-se.

Fundamentos ou aula normal?

Em modalidades com mais técnica, como o CrossFit ou o Pilates com máquinas, os fundamentos protegem a pessoa e a aula. No yoga ou no treino funcional mais simples, uma aula normal bem adaptada pode bastar.

O que muda de modalidade para modalidade

O que medir

Dois números dizem se o acolhimento está a funcionar. Conta-os por mês de entrada, para comparar quem entrou em outubro com quem entrou em novembro.

• Segunda aula em sete dias: de quem fez a primeira aula, quantos fizeram a segunda nos sete dias seguintes.
• Presenças nos primeiros catorze dias: quantas aulas fez cada pessoa nova nesse período.

Se o primeiro número cair, o problema está na primeira aula ou na marcação da segunda. Se cair o segundo, olha para o horário e para os contactos do dia 7.

Depois do dia 14, começa a fase de criar o hábito, até aos noventa dias.

Quem já treinou noutro espaço

Quem vem de outro ginásio já sabe treinar, mas não sabe como funciona o teu. O acolhimento pode ser mais curto, e continua a ser preciso. Mostra-lhe as regras de reserva, o material e as pessoas da hora em que vai treinar.

Pergunta também o que gostava no espaço anterior e o que o fez sair. A resposta diz-te o que esperar, e às vezes o que mudar.

Os erros mais comuns

• Pôr a pessoa a preencher papéis à porta, com a aula a começar.
• Dar-lhe o treino completo na primeira aula, sem adaptação.
• Deixá-la sair sem a segunda aula marcada.
• Mandar uma sequência de emails automáticos em vez de uma mensagem do coach.
• Guardar a nota de lesão num sítio que o coach não vê antes da aula.

Como isto funciona na Rummo

Na Rummo, a pessoa cria a conta, aceita o termo e reserva a primeira aula no telemóvel. Os termos digitais estão nos planos pagos. Cada membro tem uma fase: potencial, experimental, cliente, em risco, inativo ou cancelado.

O coach vê na lista da aula quem vem pela primeira vez. Em «Acompanhamento» aparece quem não treina há 7, 14 ou 30 dias, com o nome e o telefone. A chamada fica a um toque. Os avisos chegam aos membros na aplicação e por email.

A ficha de cada membro, as fases e o acompanhamento estão na página dos membros. Ver a gestão de membros