Plataformas de gestão para ginásios: o que comparar

O que é uma plataforma de gestão para um espaço desportivo

É o sistema que junta quatro coisas que costumam viver separadas: o horário, quem tem direito a treinar, o dinheiro e o contacto com os membros. Serve boxes de CrossFit, estúdios de Pilates ou yoga, escolas de dança e artes marciais, ginásios com aulas marcadas.

Na prática, o que passa a viver lá dentro:

• O calendário de aulas, com lotação por tipo de aula e lista de espera.
• Os planos que vendes: mensalidades, packs com validade e drop-in.
• A cobrança, com os meios de pagamento que se usam em Portugal.
• A ficha de cada pessoa: plano, presenças, pagamentos, notas e etiquetas.
• A aplicação onde o membro reserva, entra na fila de espera e paga.

Há um teste simples para saber se a mudança valeu. Se uma destas partes continuar numa folha à parte, o sistema não substituiu nada. Só acrescentou mais um sítio para consultar.

Lotação e direito a reservar

São duas perguntas diferentes, e convém que o sistema as trate em separado. A lotação diz quantas pessoas cabem na sala. O direito a reservar diz se aquela pessoa pode ocupar um lugar hoje.

Perguntas concretas para fazer a quem te mostra o produto:

• A lotação define-se por tipo de aula? Um treino de halterofilia com seis barras e um circuito com dezasseis lugares não têm o mesmo limite.
• O que acontece quando duas pessoas tocam no último lugar ao mesmo segundo?
• A lista de espera promove sozinha quando alguém cancela, ou alguém tem de a vigiar?
• Quem sobe da lista de espera recebe aviso, e a que horas?
• Um plano que terminou ontem consegue reservar a aula de amanhã?
• Uma pessoa pode ter mensalidade e pack ao mesmo tempo, com o sistema a saber de qual descontar?

Vender mensalidade, pack de dez sessões e drop-in ao mesmo tempo é um caso normal. Se o sistema só aceita um plano por pessoa, essa diferença acaba resolvida à mão, todos os meses.

O dinheiro

A cobrança nota-se quando falha, e falha em silêncio. Um cartão que expirou não avisa ninguém, e a pessoa continua a treinar na mesma.

• Que meios aceita. Em Portugal, paga-se por MB Way, Multibanco, cartão e débito direto.
• A mensalidade renova sozinha, ou alguém tem de pedir o pagamento todos os meses?
• O que acontece quando uma cobrança falha. Há nova tentativa? Há aviso, e para quem?
• Existe um sítio único com quem está por regularizar, com o valor e um botão para cobrar?
• Uma pessoa que suspende ou desiste deixa de ser cobrada em que dia?
• A fatura para efeitos fiscais sai de onde, e com quanto trabalho manual?

Faz a conta com os teus números. Trinta membros a 55 euros são 1650 euros por mês. Três cobranças falhadas que passam despercebidas durante dois meses são 330 euros.

A semana como objeto que se repete

Um horário não é uma pilha de aulas soltas. É uma forma que se repete, com exceções por cima. Um sistema que trata cada aula como um evento isolado devolve esse trabalho todo a quem gere o espaço.

• Escreve-se a semana tipo uma vez e geram-se as seguintes?
• Um horário recorrente tem data de início e data de fim?
• Dá para cancelar uma aula sem desfazer a série inteira?
• Mudar a hora das aulas de segunda a partir de outubro obriga a mexer em quantas aulas?
• O que acontece aos feriados e à semana do Natal?
• Um coach substituto altera só aquela aula, ou o horário todo?

Se a resposta for copiar e colar, mede o custo. Doze aulas por semana são mais de seiscentas por ano para escrever à mão.

A experiência de quem treina

Quem abre a plataforma mais vezes é quem treina, e não quem gere. Se reservar for difícil, as reservas voltam por mensagem para o telemóvel de alguém, à noite e ao domingo.

• Reservar e cancelar demoram quantos toques, com uma mão?
• A pessoa vê a posição na lista de espera?
• Consegue pagar sozinha uma mensalidade em atraso?
• Dá para usar sem instalar nada? Nem toda a gente instala uma aplicação para reservar duas vezes por semana.
• O check-in funciona à porta, com a sala cheia e trinta segundos de margem?
• A pessoa vê o que o plano dela dá e quantas sessões lhe restam?
• O termo de responsabilidade assina-se no telemóvel, ou é papel na secretária?

Testa isto de pé, no telemóvel, com rede fraca. É assim que vai ser usado todos os dias.

O que se costuma esquecer de perguntar

Estas quatro são as que aparecem mais tarde, quando já é difícil mudar.

1. 1.Para onde vai o dinheiro. Se as cobranças entram numa conta do fornecedor e são reencaminhadas, pergunta em quantos dias úteis chegam à tua. Se entram direto na tua conta, pergunta em nome de quem fica a conta de pagamentos.
2. 2.Como se sai, e o que se leva. Pede a exportação antes de entrar: membros, contactos, planos ativos, presenças e histórico de pagamentos. Em que formato, e em quanto tempo.
3. 3.Quem responde ao apoio. Em que língua, em que horário e por que canal. Uma sexta às 18:30 com as reservas em baixo é o momento em que isso conta.
4. 4.O que acontece em setembro. As inscrições do ano chegam em três semanas. Pergunta como se importam trinta pessoas de uma vez, e quanto custa o escalão de preço seguinte.

Sobre o preço, uma conta prática. Se o valor depender do número de membros ativos, faz as contas com o número que tens em outubro. E confirma se os valores anunciados já incluem IVA.

Como testar em vez de comparar listas de funcionalidades

Uma lista de funcionalidades diz que a coisa existe. Não diz quantos toques custa, nem o que acontece quando corre mal. Duas horas com uma semana real do teu espaço mostram mais do que uma tabela comparativa.

Um guião possível, na ordem em que dói:

1. 1.Cria três tipos de aula com lotações diferentes.
2. 2.Escreve a tua semana tipo, com as horas reais, e gera as quatro semanas seguintes.
3. 3.Marca um feriado e cancela essa aula sem desfazer o resto da série.
4. 4.Cria os planos que vendes mesmo: uma mensalidade, um pack com validade e um drop-in.
5. 5.Inscreve-te a ti e a dois colegas. Enche uma aula e deixa uma pessoa em espera.
6. 6.Cancela uma reserva e confirma que a lista de espera promove sozinha e avisa.
7. 7.Faz um pagamento real de valor pequeno e vê quando entra na conta.
8. 8.Faz o check-in à porta, com o telemóvel na mão.
9. 9.Exporta tudo e abre o ficheiro.

O último passo é o que mais informa. Um sistema de onde os dados saem limpos é um sistema em que se entra com menos risco.

Se este guião te levar a outra ferramenta, foi tempo bem gasto na mesma. A Rummo passa pelo mesmo teste.

Há uma página por tipo de espaço, das boxes de CrossFit aos estúdios de Pilates e clubes de corrida. Software para cada tipo de espaço